Komplexität von Anfang an richtig einschätzen
Die Lohnabrechnung umfasst steuerliche Vorgaben, sozialversicherungsrechtliche Regelungen und arbeitsvertragliche Vereinbarungen. Das sind Bereiche, die regelmäßig aktualisiert werden müssen.
Viele Gründer unterschätzen den Aufwand oder delegieren die Verantwortung ohne ausreichende Kontrolle. Sobald verschiedene Vertragsformen wie Minijobs, Werkverträge, Festanstellungen oder befristete Mitarbeit ins Spiel kommen, steigt die Komplexität rasant an.
Fehlerhafte Beitragsnachweise, falsche Steuerabzüge oder verspätete Meldungen an Krankenkassen gehören zu den häufigsten Ursachen für Bußgelder und Rückforderungen.
Dass die Herausforderungen real sind, belegt eine aktuelle Studie aus Deutschland: Laut einer
Untersuchung von Personio aus dem Jahr 2024, an der 500 HR- und Lohnverantwortliche von kleinen und mittleren Unternehmen in Deutschland teilnahmen, gibt es bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung erhebliche Probleme.
34 Prozent der Befragten berichten von zu viel manueller Arbeit, was zu Fehlern und damit zu Beschwerden der Mitarbeiter führt. Neun von zehn Unternehmen erhalten regelmäßig Rückmeldungen zu Fehlern auf den Gehaltsabrechnungen.
Knapp ein Viertel der Unternehmen kann nicht mit den regelmäßigen Änderungen gesetzlicher Vorschriften Schritt halten, was bereits bei 14 Prozent zu Klagen und rechtlichen Konsequenzen geführt hat.
Besonders betroffen sind Unternehmen, die noch auf Tabellenkalkulationen oder sogar manuelle Prozesse setzen. Methoden, die gerade in Startups leider noch weit verbreitet sind.
Softwaregestützte Prozesse sorgen für Sicherheit
Eine saubere Lohnabrechnung gelingt am besten mit digitaler Unterstützung. Systeme, die gesetzliche Änderungen automatisch berücksichtigen und abrechnungsrelevante Daten korrekt verarbeiten, schaffen Sicherheit und sparen wertvolle Zeit.
Gerade im Startup-Umfeld, in dem personelle Ressourcen knapp sind, lohnt sich der Einsatz spezialisierter Tools. Eine
geeignete Lohnsoftware von office.lexware vereinfacht die monatliche Abrechnung, integriert alle relevanten Meldungen und bietet klare Prüffunktionen. Solche Systeme sind auf kleine Unternehmen ausgelegt und unterstützen sowohl klassische Beschäftigungsverhältnisse als auch flexible Modelle.
Typische Fehlerquellen in jungen Unternehmen
In der Anfangsphase eines Unternehmens treten häufig dieselben Probleme auf. Diese betreffen vor allem den Bereich der Lohnabrechnung und der Personalverwaltung:
. Fehlende oder fehlerhafte Anmeldung von Arbeitnehmern bei den Sozialversicherungsträgern
. Unvollständige oder missverständliche Angaben zu Arbeitszeiten, Urlaubsansprüchen und Zusatzleistungen
. Verspätete oder unterlassene Übermittlung der Lohnsteueranmeldungen an das Finanzamt
. Nicht ordnungsgemäße Archivierung von Lohnunterlagen
Frühzeitig klare Prozesse etablieren
Sinnvoll ist es, schon mit der ersten Einstellung verbindliche Abläufe einzuführen: Arbeitsverträge sollten vollständig dokumentiert sein, Personalfragebögen systematisch ausgefüllt und abrechnungsrelevante Daten zentral erfasst werden.
Die Lohnabrechnung sollte monatlich zu einem festen Termin durchgeführt und alle dazugehörigen Belege intern abgelegt werden. Auch der Umgang mit Lohnfortzahlung im Krankheitsfall, Zuschlägen oder steuerfreien Zusatzleistungen muss geregelt sein.
Lohnabrechnung als Vertrauensgrundlage
Eine korrekte Lohnabrechnung ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, vielmehr ist sie auch ein Signal für eine
professionelle Unternehmensführung. In einem Start-up, das auf qualifizierte Angestellte angewiesen ist, wirkt sich der Umgang mit Gehaltsfragen direkt auf Motivation und Verbindlichkeit aus.
Wenn ein Unternehmen pünktlich, transparent und rechtssicher abrechnet, schafft das Vertrauen innerhalb des Teams und gegenüber externen Partnern wie Steuerberatern oder Investoren.
