Ein Büro richtet man selten neu ein. Umso ärgerlicher, wenn nach ein paar Wochen klar wird, dass der Schreibtisch zu klein ist, der Bildschirm blendet oder ständig jemand über Kabel stolpert. Wer ein Büro einrichten will, entscheidet für Jahre über Gesundheit, Konzentration und den ersten Eindruck bei Besuchern.
Für Gründer kommt eine zweite Ebene hinzu. Sobald du Mitarbeitende beschäftigst, gelten die Arbeitsstättenverordnung und ihre technischen Regeln. Und jede Anschaffung wirkt sich auf Liquidität und Steuern aus.
Die gute Nachricht: Die meisten Fehler lassen sich vermeiden, wenn du vor dem Kauf ein paar Punkte durchgehst. Dieser Beitrag führt dich vom leeren Raum bis zur fertigen Checkliste.
Kurz erklärt: Worauf es beim Büro einrichten ankommt
Fünf Punkte entscheiden darüber, ob ein Arbeitsplatz im Alltag funktioniert:
- Raum: genug Fläche pro Arbeitsplatz und freie Bewegungsfläche hinter dem Tisch
- Ergonomie: Tisch, Stuhl und Bildschirm passen zur Körpergröße
- Licht: Tageslicht von der Seite und ausreichend künstliche Beleuchtung
- Akustik und Klima: wenig Störgeräusche, gute Lüftung, passende Temperatur
- Ordnung: Stauraum in Griffweite und geplante Kabelführung
Wer diese Reihenfolge einhält, kauft gezielter und spart sich teure Nachbesserungen.
Erst den Raum ansehen, dann die Möbel aussuchen
Bevor du ein Büro einrichten kannst, brauchst du einen Plan. Miss den Raum aus, bevor du neue Möbel bestellst, und zeichne Fenster, Türen, Heizkörper und Steckdosen ein. Das klingt banal, verhindert aber die häufigsten Planungsfehler: ein Schrank vor der Heizung, ein Schreibtisch ohne Steckdose in Reichweite, eine Tür, die gegen den Rollcontainer schlägt.
Bei größeren Flächen oder mehreren Arbeitsplätzen kann sich professionelle Unterstützung lohnen. Büroplaner wie Büromöbel-Experte übernehmen Aufmaß, Planung und Auswahl der Möbel. Ob du selbst planst oder planen lässt: Ein maßstabsgetreuer Grundriss ist die Basis.
Wie viel Fläche brauchst du?
Für Arbeitsstätten nennt die Technische Regel ASR A1.2 Richtwerte. Laut KomNet NRW zur ASR A1.2 sind es mindestens 8 m² für den ersten Arbeitsplatz im Raum und mindestens 6 m² für jeden weiteren. Drei Arbeitsplätze brauchen demnach mindestens 20 m². Für Einzelbüros gilt ein Richtwert von 8 bis 10 m² je Arbeitsplatz einschließlich Möbeln.
Hinter dem Schreibtisch solltest du mindestens 1 m Tiefe als freie Bewegungsfläche einplanen. So kannst du mit dem Stuhl zurückrollen und aufstehen, ohne anzustoßen. Mehr zur Verantwortung als Arbeitgeber liest du im Beitrag Arbeitssicherheit beginnt mit Verantwortung.
Den Schreibtisch richtig stellen
Die Position des Schreibtischs bestimmt, wie gut du am Bildschirm siehst. Stell ihn so, dass das Fenster seitlich zu dir liegt, idealerweise im rechten Winkel. Mit dem Fenster im Rücken spiegelt sich das Tageslicht im Monitor. Schaust du dagegen direkt ins Fenster, blendet der helle Hintergrund, und die Augen ermüden schneller.
Größe und Höhe der Arbeitsfläche
Für einen Bildschirmarbeitsplatz empfiehlt die DGUV eine Arbeitsfläche von 160 × 80 cm. Mit zwei Monitoren, Unterlagen und Telefon wird es darunter schnell eng. Die Tiefe von 80 cm sorgt dafür, dass der Bildschirm weit genug von den Augen entfernt steht.
Die klassische Tischhöhe liegt bei 72 cm. Sie passt allerdings nur für Menschen mittlerer Größe. Wer deutlich größer oder kleiner ist, sitzt mit hochgezogenen Schultern oder gebeugtem Rücken.
Ein höhenverstellbarer Schreibtisch löst das Problem und ermöglicht zusätzlich das Arbeiten im Stehen. Teilen sich mehrere Personen einen Platz, etwa beim Desk-Sharing, führt kaum ein Weg daran vorbei.
So findest du die richtige Höhe:
- Setz dich aufrecht hin, die Füße stehen flach auf dem Boden.
- Leg die Unterarme locker auf die Tischplatte.
- Die Ellenbogen sind etwa im rechten Winkel gebeugt, die Schultern entspannt.
Der Bürostuhl
Beim Stuhl lohnt es sich nicht zu sparen, denn du sitzt täglich mehrere Stunden darauf. Achte auf diese Funktionen:
- verstellbare Sitzhöhe und Sitztiefe
- Rückenlehne mit Lordosenstütze auf Höhe des unteren Rückens
- höhenverstellbare Armlehnen
- Synchronmechanik, bei der Sitz und Lehne gemeinsam mitgehen
Probesitzen hilft mehr als jedes Datenblatt. Die Füße sollten flach auf dem Boden stehen und die Oberschenkel waagerecht liegen. Zwischen Kniekehle und Sitzvorderkante passen etwa zwei bis drei Finger.
Bildschirm und Arbeitsmittel
Der Monitor gehört direkt vor dich, nicht schräg zur Seite. Die Oberkante liegt auf Augenhöhe oder leicht darunter, der Abstand beträgt je nach Bildschirmgröße 50 bis 80 cm.
Arbeitest du mit dem Laptop, nutze einen separaten Monitor oder zumindest einen Laptopständer mit externer Tastatur und Maus. Sonst schaust du den ganzen Tag nach unten. Tastatur und Maus liegen so, dass du die Arme nicht ausstrecken musst. Was du ständig brauchst, gehört in Griffweite, alles andere darf weiter weg.
Licht
Tageslicht ist der beste Ausgangspunkt, reicht aber allein selten aus. Für Büro- und Bildschirmarbeit sieht die ASR A3.4 eine Beleuchtungsstärke von mindestens 500 Lux vor. Eine gute Deckenbeleuchtung sorgt für gleichmäßiges Grundlicht, eine Schreibtischleuchte für Lesearbeiten.
Achte darauf, dass keine Lampe direkt in den Bildschirm oder in deine Augen strahlt. Jalousien oder Lamellenvorhänge helfen, wenn die Sonne tief steht.
Akustik und Raumklima
In Mehrpersonenbüros wird Lärm oft unterschätzt. Telefonate und Gespräche am Nachbartisch stören die Konzentration stärker als ein gleichmäßiges Grundrauschen. Akustikpaneele an Wänden oder Decke, Stellwände mit schallabsorbierender Oberfläche und Teppichboden senken den Geräuschpegel spürbar.
Für Telefonate und Videocalls ist ein separater Raum oder eine Telefonbox sinnvoll. Gerade in offenen Startup-Büros zahlt sich das schnell aus.
Beim Raumklima gilt für sitzende Tätigkeiten nach ASR A3.5 eine Lufttemperatur von mindestens 20 °C. Plane außerdem ein, wie gelüftet wird. Fenster, die sich wegen eines davorstehenden Möbelstücks nicht öffnen lassen, sind ein typischer Fehler.
Stauraum und Kabel
Überleg vorab, welche Unterlagen du tatsächlich im Büro aufbewahren musst. Ein Rollcontainer unter dem Schreibtisch reicht für den täglichen Bedarf. Akten und Material, die du selten brauchst, gehören in Schränke oder Regale außerhalb des direkten Arbeitsbereichs.
Kabel solltest du von Anfang an mitplanen:
- Kabelwanne unter der Tischplatte
- vertikale Kabelführung zum Boden
- fest montierte Steckdosenleiste am Tisch
- ausreichende Kabellänge bei höhenverstellbaren Tischen, damit beim Hochfahren nichts spannt
Typische Fehler beim Büro einrichten
Die meisten Fehlkäufe entstehen nicht aus Geiz, sondern aus fehlender Reihenfolge. Diese Muster tauchen besonders häufig auf:
- Design vor Funktion: Ein schöner Stuhl ohne Verstellmöglichkeiten sieht im Showroom gut aus und schmerzt nach drei Wochen.
- Kauf ohne Grundriss: Möbel passen nicht durch die Tür, blockieren Fenster oder stehen vor der einzigen Steckdose.
- Zu kleine Tische: Arbeitsflächen unter 160 cm Breite sind mit zwei Monitoren schnell überfüllt.
- Licht vergessen: Die Deckenleuchte aus dem Vormieterbestand reicht selten für Bildschirmarbeit.
- Kein Platz für Wachstum: Wer nur für das heutige Team plant, muss beim nächsten Hire umbauen.
Gerade der letzte Punkt betrifft Startups besonders. Plane bei Mietflächen eine Reserve für ein bis zwei zusätzliche Arbeitsplätze ein oder wähle modulare Möbel, die sich umstellen lassen. Wer ein Büro einrichten muss, das in einem Jahr doppelt so viele Menschen beherbergen soll, braucht flexible Lösungen statt Einbaumöbel.
Auch Nachhaltigkeit spielt zunehmend eine Rolle. Langlebige, reparierbare Möbel und gebrauchte Markenware schonen Budget und Ressourcen. Was bei Umbauten und Erweiterungen oft übersehen wird, beschreibt der Beitrag Nachhaltigkeit bei Büroerweiterungen.
Kosten und Steuern beim Büro einrichten
Wer als Gründer ein Büro einrichten will, steht auch vor einer Finanzfrage. Ein ergonomischer Arbeitsplatz mit Tisch, Stuhl, Monitor und Leuchte erreicht bei Markenqualität schnell einen vierstelligen Betrag. Plane das Budget pro Arbeitsplatz realistisch und priorisiere Stuhl und Tisch.
Steuerlich gilt für betrieblich genutzte Möbel und Geräte:
- Geringwertige Wirtschaftsgüter: Einzeln nutzbare Gegenstände bis 800 Euro netto kannst du im Jahr der Anschaffung voll abschreiben.
- Sammelposten: Alternativ lassen sich Wirtschaftsgüter zwischen 250 und 1.000 Euro netto in einen Sammelposten einstellen, der über fünf Jahre abgeschrieben wird.
- Reguläre Abschreibung: Teurere Möbel werden über die Nutzungsdauer verteilt abgeschrieben.
Welche Variante sich für dich lohnt, klärst du am besten mit deiner Steuerberatung. Einen Überblick über weitere Pflichten gibt der Leitfaden Steuern als Selbstständiger.
Homeoffice
Auch wer zu Hause ein Büro einrichten möchte, hat oft keinen Platz für ein eigenes Arbeitszimmer. Trotzdem gelten dieselben Grundregeln: ein Tisch in passender Höhe, ein richtiger Bürostuhl statt eines Esszimmerstuhls und ein Bildschirm auf Augenhöhe. Wer dauerhaft am Küchentisch arbeitet, merkt das meist nach wenigen Wochen im Rücken.
Beschäftigst du Mitarbeitende im Homeoffice, kläre, ob es sich um einen eingerichteten Telearbeitsplatz oder um mobiles Arbeiten handelt. Davon hängt ab, welche Pflichten aus der Arbeitsstättenverordnung für dich gelten.
Checkliste: So gehst du beim Büro einrichten vor
Bevor du bestellst, hake diese Punkte ab:
- Raum ausgemessen, Fenster, Türen, Heizkörper und Steckdosen eingezeichnet
- Mindestfläche pro Arbeitsplatz eingehalten
- Mindestens 1 m freie Bewegungsfläche hinter dem Schreibtisch
- Schreibtisch steht seitlich zum Fenster
- Arbeitsfläche mindestens 160 × 80 cm
- Tischhöhe passt zur Körpergröße, besser höhenverstellbar
- Bürostuhl mit verstellbarer Sitzhöhe, Sitztiefe, Lordosenstütze und Armlehnen
- Monitor direkt vor dir, Oberkante auf Augenhöhe, 50 bis 80 cm Abstand
- Mindestens 500 Lux am Arbeitsplatz, keine Blendung auf dem Bildschirm
- Maßnahmen gegen Lärm eingeplant, etwa Akustikelemente oder Rückzugsraum
- Fenster frei zugänglich zum Lüften
- Stauraum für den täglichen Bedarf in Griffweite
- Kabelführung und Steckdosen am Tisch eingeplant
- Budget und steuerliche Behandlung mit der Steuerberatung abgestimmt
Wenn du dein Büro einrichten willst und das Budget knapp ist, investiere zuerst in Stuhl, Tisch und Licht, denn sie wirken jeden Tag. Deko, Lounge-Ecke und Extras können warten, bis das Team wächst. Ideen für flexible Konzepte findest du im Beitrag Smart Office 2.0.
Wie viel Platz braucht ein Büroarbeitsplatz?
Die ASR A1.2 nennt mindestens 8 m² für den ersten Arbeitsplatz im Raum und mindestens 6 m² für jeden weiteren. Dazu kommt eine freie Bewegungsfläche hinter dem Schreibtisch von mindestens 1 m Tiefe.
Was kostet es, ein Büro einrichten zu lassen oder selbst auszustatten?
Für einen ergonomischen Arbeitsplatz mit Tisch, Stuhl, Monitor und Leuchte landest du bei Markenqualität schnell im vierstelligen Bereich. Gebrauchte Markenmöbel oder Leasing können den Einstieg günstiger machen.
Wie hoch sollte ein Schreibtisch sein?
Die Standardhöhe liegt bei 72 cm, passt aber nur bei mittlerer Körpergröße. Richtig ist die Höhe, wenn deine Unterarme locker aufliegen und die Ellenbogen etwa im rechten Winkel gebeugt sind.
Wie hell muss ein Büroarbeitsplatz sein?
Für Büro- und Bildschirmarbeit sieht die ASR A3.4 mindestens 500 Lux vor. Wichtig ist zusätzlich, dass keine Lichtquelle blendet oder sich im Bildschirm spiegelt.
Kann ich Büromöbel sofort von der Steuer absetzen?
Einzeln nutzbare Möbel bis 800 Euro netto kannst du als geringwertige Wirtschaftsgüter im Anschaffungsjahr voll abschreiben. Teurere Stücke werden über die Nutzungsdauer verteilt abgeschrieben.
Brauche ich einen höhenverstellbaren Schreibtisch?
Vorgeschrieben ist er nicht, er erleichtert aber die ergonomische Anpassung und den Wechsel zwischen Sitzen und Stehen. Teilen sich mehrere Personen einen Arbeitsplatz, ist er praktisch unverzichtbar.
