Rechnung schreiben: Pflichtangaben, Muster und Fehler

Dein erster Auftrag ist erledigt, der Kunde ist zufrieden – jetzt fehlt nur noch das Geld. Damit es fließt, musst du eine Rechnung schreiben, die formal sauber ist. Klingt banal, ist es aber nicht: Fehlt eine Pflichtangabe, kann dein Kunde die Vorsteuer nicht abziehen, schickt das Dokument zurück und deine Zahlung verzögert sich.

Für Gründerinnen und Gründer ist Rechnung schreiben mehr als eine Formalie, und die Rechnung ist mehr als ein Zahlungsdokument. Sie ist Beleg für die Buchhaltung, Grundlage für die Umsatzsteuer und im Zweifel ein Beweismittel. Wer hier von Anfang an mit einem festen System arbeitet, spart sich später Korrekturen und Rückfragen vom Finanzamt.

In diesem Leitfaden erfährst du, welche Angaben das Umsatzsteuergesetz verlangt, was für Kleinunternehmer und Kleinbeträge gilt, wie ein Rechnungsbeispiel aussieht und was sich durch die E-Rechnungspflicht 2026 und 2027 ändert.

Kurz erklärt: Rechnung schreiben in 4 Sätzen

Eine Rechnung ist jedes Dokument, mit dem du eine Lieferung oder Leistung abrechnest – egal, wie du es nennst. Für Unternehmer gelten die Pflichtangaben aus § 14 Abs. 4 UStG, für Beträge bis 250 Euro brutto die Erleichterungen der Kleinbetragsrechnung. Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus, müssen aber auf die Steuerbefreiung hinweisen. Im B2B-Geschäft unter inländischen Unternehmen wird die strukturierte E-Rechnung Schritt für Schritt zur Pflicht.

Wann du eine Rechnung schreiben musst

Nicht jede Leistung verpflichtet dich, eine Rechnung zu schreiben. Das Gesetz unterscheidet nach Kundengruppen. Eine Pflicht besteht nach § 14 Abs. 2 UStG innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung, wenn du an folgende Empfänger leistest:

Verkaufst du an Privatkunden, etwa im Onlineshop, darfst du eine Rechnung ausstellen, musst es aber in vielen Fällen nicht. In der Praxis erwarten Kunden trotzdem einen Beleg. Für deine eigene Buchhaltung brauchst du ihn ohnehin.

Rechnung schreiben als Privatperson

Verkaufst du privat dein altes Fahrrad oder hilfst einmalig einem Bekannten, bist du kein Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Dann gelten die Pflichtangaben nicht, und du weist keine Umsatzsteuer aus. Ein einfacher Beleg mit Namen, Datum, Leistung und Betrag reicht meist.

Vorsicht bei Regelmäßigkeit: Wer wiederholt und mit Gewinnabsicht verkauft oder Leistungen anbietet, wird schnell gewerblich oder freiberuflich tätig. Dann brauchst du eine Steuernummer und je nach Tätigkeit eine Gewerbeanmeldung. Im Zweifel klärt das eine kurze Rückfrage beim Finanzamt oder bei einer Steuerberatung.

Pflichtangaben: Was auf jeder Rechnung stehen muss

Das Kernstück ist § 14 Abs. 4 UStG. Eine vollständige Rechnung enthält diese Angaben:

Die Rechnungsnummer muss nicht lückenlos von 1 an hochzählen. Sie muss aber eindeutig sein. Viele Gründer nutzen ein Schema wie 2026-0042 oder trennen nach Kunden, etwa 2026-K12-003. Wichtig ist nur, dass keine Nummer doppelt vorkommt.

Für deine Steuernummer gilt: Viele Selbstständige geben lieber die USt-IdNr. an, damit die Steuernummer nicht auf jedem Beleg steht. Wie du sie beantragst und prüfst, erklärt unser Beitrag zur Umsatzsteuer-ID.

Was nicht Pflicht ist, aber hilft

Einige Angaben verlangt das Gesetz nicht, sie beschleunigen aber die Zahlung. Dazu gehören:

Gerade größere Kunden buchen Rechnungen ohne Bestellnummer oft gar nicht erst ein. Frag deshalb vor dem ersten Auftrag nach, welche Referenz die Buchhaltung braucht.

Rechnung beispiel: So sieht ein sauberes Muster aus

Ein konkretes Beispiel macht die Pflichtangaben greifbar und zeigt, wie du eine Rechnung schreiben kannst, die beim Kunden ohne Rückfrage durchläuft. So könnte die Rechnung einer selbstständigen Webdesignerin an eine GmbH aussehen:

Achte darauf, dass Netto, Steuer und Brutto rechnerisch stimmen und die Leistung so beschrieben ist, dass ein Außenstehender sie versteht. „Beratung“ allein genügt nicht, „Strategieworkshop Vertrieb, 2 Tage, 14./15.09.2026“ dagegen schon.

Kleinbetragsrechnung: Weniger Angaben bis 250 Euro

Für kleine Beträge erlaubt § 33 UStDV eine verkürzte Form. Liegt der Gesamtbetrag bei höchstens 250 Euro brutto, reichen diese Angaben:

Name des Kunden, Rechnungsnummer und Steuernummer darfst du hier weglassen. Das ist typisch für Tankquittungen, Restaurantbelege oder kleine Einkäufe im Bürobedarf. Die Erleichterung gilt nicht für innergemeinschaftliche Lieferungen, bestimmte Fernverkäufe und Reverse-Charge-Fälle.

Rechnung schreiben im Kleingewerbe und als Kleinunternehmer

Wer im Kleingewerbe eine Rechnung schreiben will, stolpert oft über zwei Begriffe, die gern verwechselt werden. Kleingewerbe beschreibt die gewerberechtliche Seite: Du betreibst ein Gewerbe, das keinen kaufmännisch eingerichteten Geschäftsbetrieb braucht. Die Kleinunternehmerregelung ist dagegen eine umsatzsteuerliche Option nach § 19 UStG. Viele Kleingewerbetreibende nutzen sie, zwingend ist das aber nicht.

Seit 2025 gelten für Kleinunternehmer neue Grenzen: Der Umsatz im Vorjahr darf 25.000 Euro nicht überschritten haben, im laufenden Jahr darf er 100.000 Euro nicht überschreiten. Wird die 100.000-Euro-Grenze im laufenden Jahr überschritten, fällt die Befreiung bereits ab diesem Umsatz weg. Wie du dein Gesamtbild aus Einkommen-, Gewerbe- und Umsatzsteuer im Blick behältst, zeigt unser Leitfaden zu Steuern als Selbstständiger.

Rechnung schreiben als Kleinunternehmer: Diese Angaben gelten

Für Kleinunternehmer regelt § 34a UStDV eine eigene, schlankere Form. Deine Rechnung braucht:

Ein gängiger Hinweis lautet: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Weise auf keinen Fall Umsatzsteuer aus, wenn du die Regelung nutzt. Sonst schuldest du den ausgewiesenen Betrag nach § 14c UStG trotzdem dem Finanzamt, ohne dass dein Kunde ihn als Vorsteuer abziehen darf.

E-Rechnung: Was sich 2026 bis 2028 ändert

Auch wer heute schon routiniert eine Rechnung schreiben kann, muss umdenken. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, den Software automatisch verarbeiten kann. Ein normales PDF zählt nicht dazu, auch wenn es per E-Mail kommt.

Beim Versand gibt es Übergangsfristen nach § 27 Abs. 38 UStG:

Ausnahmen bleiben: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Rechnungen von Kleinunternehmern dürfen auch künftig als „sonstige Rechnung“ verschickt werden, also als PDF oder auf Papier. Rechnungen an Privatkunden sind von der Pflicht ebenfalls nicht erfasst.

Welches Format du wählst, hängt von deinen Kunden und deiner Software ab. Die Unterschiede erklären wir im Vergleich Peppol vs. XRechnung vs. ZUGFeRD. Wenn du über das Peppol-Netzwerk versenden willst, hilft dir die Anleitung Peppol-Rechnung erstellen.

Die 7 häufigsten Fehler beim Rechnung schreiben

Die meisten Probleme beim Rechnung schreiben entstehen nicht aus Unwissen, sondern aus Hektik. Diese Fehler sehen Steuerberater besonders oft:

Den letzten Punkt vertiefen wir im Beitrag zu Reverse-Charge-Rechnungen im EU-Geschäft.

Fehler korrigieren: So gehst du vor

Eine fehlerhafte Rechnung kannst du berichtigen. Bei kleinen Fehlern reicht oft ein Korrekturdokument, das sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht. Bei größeren Fehlern ist es sauberer, die alte Rechnung zu stornieren und eine neue mit eigener Nummer auszustellen. Lösche die ursprüngliche Rechnung nie, sie bleibt Teil deiner Buchhaltung.

Aufbewahrung: Wie lange du Rechnungen speichern musst

Nach § 14b UStG bewahrst du Rechnungen acht Jahre auf. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Eine Rechnung vom Oktober 2026 darfst du also frühestens Anfang 2035 vernichten.

Digitale Rechnungen musst du in ihrer ursprünglichen Form speichern. Eine E-Rechnung im XML-Format druckst du nicht einfach aus und löschst die Datei. Am einfachsten ist ein Archiv in deiner Buchhaltungssoftware, das Änderungen protokolliert.

So richtest du deine Rechnungsstellung heute ein

Wer jeden Monat neu überlegt, wie er eine Rechnung schreiben soll, verliert Zeit. Statt jede Rechnung einzeln zu bauen, lohnt sich ein einmaliges Setup. In vier Schritten bist du startklar:

Wenn du bis Ende 2026 noch PDF-Rechnungen verschickst, plane den Umstieg trotzdem jetzt. Je früher deine Kunden und deine Software E-Rechnungen verarbeiten, desto entspannter wird 2028. Bei Sonderfällen wie Auslandsgeschäft, Anzahlungen oder Gutschriften lohnt sich ein Gespräch mit einer Steuerberatung.

Kann ich als Privatperson eine Rechnung schreiben?

Ja, für einmalige private Verkäufe genügt ein einfacher Beleg mit Name, Datum, Leistung und Betrag. Umsatzsteuer weist du dabei nicht aus. Wird die Tätigkeit regelmäßig und mit Gewinnabsicht ausgeübt, bist du in der Regel selbstständig und brauchst eine Steuernummer.

Welche Pflichtangaben braucht eine Rechnung?

Nach § 14 Abs. 4 UStG gehören unter anderem Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder USt-IdNr., Datum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitpunkt sowie Netto, Steuersatz und Steuerbetrag auf die Rechnung. Für Beträge bis 250 Euro und für Kleinunternehmer gelten Erleichterungen.

Was muss auf einer Rechnung im Kleingewerbe stehen?

Nutzt du die Kleinunternehmerregelung, reichen die Angaben nach § 34a UStDV und ein Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG. Ohne die Regelung gelten für dein Kleingewerbe dieselben Pflichtangaben wie für jedes andere Unternehmen.

Brauche ich ab 2025 eine E-Rechnung?

Empfangen musst du E-Rechnungen als Unternehmer seit dem 1. Januar 2025. Beim Versand gelten Übergangsfristen bis Ende 2026 bzw. Ende 2027, ab 2028 wird die E-Rechnung im inländischen B2B-Geschäft zur Regel. Kleinunternehmer und Kleinbetragsrechnungen sind beim Versand ausgenommen.

Wie lange habe ich Zeit, die Rechnung zu schreiben?

Bei Leistungen an andere Unternehmer und juristische Personen musst du die Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung ausstellen. Aus Liquiditätsgründen solltest du aber direkt nach Abschluss der Leistung abrechnen.

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

Rechnungen bewahrst du nach § 14b UStG acht Jahre auf. Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Elektronische Rechnungen speicherst du dabei in ihrem Originalformat.