Die ersten Kunden kommen über das eigene Netzwerk, die nächsten über LinkedIn, Messen und Empfehlungen. Spätestens dann reicht die Excel-Liste nicht mehr. monday CRM gehört zu den Tools, die Gründerteams in dieser Phase häufig auf ihre Shortlist setzen, weil es sich optisch an Projektboards orientiert und schnell einsatzbereit wirkt.
Doch ein CRM ist keine Spontananschaffung. Du bindest Daten, Prozesse und Budget an eine Plattform, die mit deinem Vertrieb mitwachsen muss. Die entscheidenden Fragen lauten deshalb: Welche Funktionen brauchst du wirklich, was kostet das pro Jahr, und wie sieht es mit Datenschutz aus?
Dieser Überblick ordnet monday CRM mit Stand Oktober 2026 sachlich ein. Grundlage sind die öffentlich zugänglichen Angaben des Anbieters, keine eigenen Tests. Preise und Funktionsumfang ändern sich regelmäßig, prüfe die Details deshalb vor dem Kauf noch einmal selbst.
Was ist monday CRM? Kurz erklärt
monday CRM ist die Vertriebslösung des israelischen Softwareunternehmens monday.com. Sie basiert auf derselben Board-Logik wie das bekannte Work-Management-Tool und ist auf Leads, Kontakte, Deals und Vertriebsprozesse zugeschnitten.
- Kernidee: Kontakte, Deals und Aufgaben liegen in anpassbaren Boards mit Spalten, Status und Automationen.
- Zielgruppe: kleine bis mittlere Vertriebsteams, die einen flexiblen, visuellen Prozess wollen.
- Preisprinzip: Abrechnung pro Nutzer und Monat, kein dauerhaft kostenloser Tarif, aber eine 14-tägige Testphase.
- Besonderheit: zunehmend KI-Funktionen, etwa Gesprächsnotizen, Deal-Zusammenfassungen und sogenannte Sales Agents.
Die wichtigsten Funktionen von monday CRM
Der Funktionsumfang hängt stark vom gewählten Tarif ab. Die folgenden Bausteine nennt der Anbieter auf seiner Produktseite als Kern des Systems.
Lead- und Kontaktmanagement
Leads, Kontakte und Accounts verwaltest du in Boards, die du nach eigenem Bedarf um Spalten erweiterst, etwa für Branche, Quelle oder Unternehmensgröße. Laut Anbieter lassen sich Leads mit KI-Unterstützung anreichern und bewerten. Wie gut das für den deutschen Mittelstand oder Nischenmärkte funktioniert, solltest du in der Testphase mit echten Datensätzen prüfen.
Hilfreich ist es, vorab festzulegen, welche Kunden du eigentlich ansprechen willst. Ein sauber definiertes Ideal Customer Profile bestimmt, welche Felder dein CRM überhaupt braucht. Sonst baust du Spalten, die niemand pflegt.
Sales-Pipeline und Forecasting
Die Pipeline bildet deine Deal-Phasen als Board oder Kanban-Ansicht ab, von der Erstanfrage bis zum Abschluss. Du definierst die Phasen selbst, verschiebst Deals per Drag-and-drop und siehst auf Dashboards, wie viel Volumen in welcher Phase liegt. Für Forecasts verknüpft monday CRM Dealwerte mit Abschlusswahrscheinlichkeiten.
Gerade im B2B-Vertrieb mit langen Entscheidungszyklen ist diese Transparenz wertvoll. Du erkennst früh, wenn Deals in einer Phase hängen bleiben, und kannst gezielt nachfassen.
E-Mail, Kalender und Kommunikation
monday CRM lässt sich laut Anbieter mit Gmail und Outlook verbinden. E-Mails, Anrufe, Meetings und Notizen landen ab dem Standard-Tarif in einer gemeinsamen Zeitleiste pro Kontakt. Massen-E-Mails und automatisierte E-Mail-Sequenzen sind dem Pro-Tarif vorbehalten.
Planst du, Leads über automatisierte Mailstrecken zu entwickeln, ist dieser Unterschied entscheidend. Wie du solche Sequenzen grundsätzlich aufbaust, zeigt unser Beitrag zu B2B-Leads mit E-Mail-Automatisierung.
Automationen und Integrationen
Automationen übernehmen Routineaufgaben: Status ändern, Aufgaben zuweisen, Erinnerungen verschicken. Die Zahl der individuellen Automationen ist je nach Tarif begrenzt, im Standard-Tarif auf 250 pro Monat, im Pro-Tarif auf 25.000. Als Integrationen nennt monday.com unter anderem Slack, Zoom, Google Workspace, QuickBooks und DocuSign.
KI-Funktionen
Der Anbieter bewirbt einen KI-Notetaker, automatische Deal-Zusammenfassungen, E-Mail-Entwürfe sowie mehrere KI-Agenten, die etwa Leads recherchieren oder Meetings vorbereiten. Diese Funktionen sind an KI-Varianten der Tarife und an KI-Credits gekoppelt. Wie viele Credits enthalten sind, gibt die Preisseite nicht im Detail an. Kläre das vor dem Kauf, wenn KI für dich ein Hauptargument ist.
Was kostet monday CRM? Preise im Überblick
Die Preisseite zeigt die Tarife mit Stand Oktober 2026 in US-Dollar, jeweils pro Nutzer und Monat zuzüglich Steuern. Der endgültige Preis richtet sich nach deinem Abrechnungsland und wird vor dem Bezahlen angezeigt. Die aktuellen Werte findest du direkt auf der Preisseite von monday CRM.
- Basic: 12 US-Dollar bei jährlicher, 18 US-Dollar bei monatlicher Zahlung; bis zu 1.000 aktive Kontakte und Deals, ein Workspace, ein Dashboard.
- Standard: 17 bzw. 25 US-Dollar; bis zu 10.000 Kontakte und Deals, drei Workspaces, gemeinsame Kommunikations-Zeitleiste, 250 Automationen pro Monat.
- Pro: 28 bzw. 41 US-Dollar; bis zu 100.000 Kontakte und Deals, 15 Workspaces, Massen-E-Mails und Sequenzen, 25.000 Automationen pro Monat.
- Ultimate: individueller Preis auf Anfrage; unbegrenzte Kontakte, priorisierter Support rund um die Uhr, erweiterte E-Mail-Protokollierung.
Wichtig für die Budgetplanung: Die Tarife werden in Paketen ab drei Nutzern verkauft. Auch ein Solo-Gründer zahlt also für mindestens drei Plätze. Für Teams mit mehr als 40 Nutzern verweist monday.com auf ein individuelles Angebot.
Rechenbeispiel für ein kleines Startup
Angenommen, dein Team besteht aus drei Personen, die Vertrieb und Kundenbetreuung teilen:
- Standard-Tarif, jährliche Zahlung: 3 × 17 US-Dollar × 12 Monate = 612 US-Dollar pro Jahr, zuzüglich Steuern.
- Standard-Tarif, monatliche Zahlung: 3 × 25 US-Dollar = 75 US-Dollar pro Monat, also 900 US-Dollar aufs Jahr gerechnet.
- Pro-Tarif, jährliche Zahlung: 3 × 28 US-Dollar × 12 Monate = 1.008 US-Dollar pro Jahr.
Die Jahreszahlung spart spürbar, bindet dich aber für zwölf Monate. Starte deshalb lieber mit monatlicher Abrechnung, bis klar ist, dass dein Team das System tatsächlich nutzt. Der Aufpreis für einige Monate ist günstiger als eine ungenutzte Jahreslizenz.
Datenschutz und Serverstandort: monday CRM und die DSGVO
Für ein CRM mit personenbezogenen Kundendaten ist der Datenschutz kein Randthema. Laut dem Hilfeartikel zur Datenresidenz betreibt monday.com Rechenzentren in den Regionen USA, EU und Asien-Pazifik auf Basis von AWS.
Für dich relevant sind vor allem diese Punkte:
- Region wird automatisch gesetzt: Maßgeblich ist der Standort der ersten Person, die den Account eröffnet. Ein späterer Umzug der Daten in eine andere Region ist laut Anbieter nicht möglich.
- EU-Region ab Standard: Standard- und Pro-Accounts, die nach dem 23. Januar 2023 angelegt wurden, können in der EU-Region liegen.
- Vollständige EU-Speicherung nur im Enterprise-Umfeld: Nur dort liegen die Daten einschließlich Unterauftragsverarbeitern ausschließlich in der EU. Bei Standard und Pro kann eine Verarbeitung in den USA auf Basis von Standardvertragsklauseln stattfinden.
- Kontodaten in den USA: Zugangsdaten, Profile, Nutzungsanalysen und App-Daten speichert monday.com unabhängig von der Region standardmäßig in den USA.
- Verarbeitung in Israel: Wegen des Firmensitzes können Daten auch dort verarbeitet werden.
Rechtlich hilft, dass die EU-Kommission für Israel einen Angemessenheitsbeschluss erlassen hat und für die USA einen für Unternehmen, die am EU-US Data Privacy Framework teilnehmen. Die aktuelle Liste veröffentlicht die EU-Kommission zu Angemessenheitsbeschlüssen.
Trotzdem bleibt die Verantwortung bei dir. Schließe einen Auftragsverarbeitungsvertrag ab, dokumentiere das Tool im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und informiere in deiner Datenschutzerklärung über die Nutzung. Bei sensiblen Daten oder Unsicherheit lohnt sich die Rücksprache mit einer Datenschutzberatung. Warum sich saubere Prozesse hier sogar als Verkaufsargument nutzen lassen, liest du im Beitrag Datenschutz als Wettbewerbsvorteil für Startups.
Für wen eignet sich monday CRM?
Ob das Tool passt, hängt weniger von der Funktionsliste ab als von deinem Vertriebsprozess und deinem Team.
Gute Voraussetzungen
- Dein Team nutzt bereits monday.com für Projekte und will Vertrieb und Umsetzung in einer Umgebung verbinden.
- Dein Vertriebsprozess ist noch im Wandel, und du willst Felder, Phasen und Ansichten häufig anpassen.
- Du arbeitest mit mindestens drei Personen am Kundenkontakt, sodass das Drei-Nutzer-Paket nicht verschwendet ist.
Eher schwierige Voraussetzungen
- Du bist allein unterwegs und suchst eine kostenlose oder sehr günstige Einstiegslösung.
- Du brauchst vollständige EU-Datenhaltung, aber kein Enterprise-Budget.
- Dein Vertrieb läuft hoch standardisiert mit vielen Telefonaten und braucht vor allem eine schlanke Pipeline ohne Konfigurationsaufwand.
Alternativen zu monday CRM
Der CRM-Markt ist groß. Drei Optionen tauchen bei Gründerteams besonders häufig im Vergleich auf, dazu kommen spezialisierte Lösungen für einzelne Branchen.
HubSpot Free CRM
Wer nach crm software kostenlos sucht, landet meist bei HubSpot. Der Gratis-Tarif läuft laut Anbieter zeitlich unbegrenzt und umfasst bis zu zwei Nutzer und 1.000 Kontakte. Für die ersten Monate eines kleinen Teams reicht das oft. Erweiterte Funktionen wie umfangreiche Automationen kosten jedoch Aufpreis, und die Bezahlstufen können deutlich teurer werden.
Pipedrive CRM
Pipedrive setzt konsequent auf die visuelle Deal-Pipeline und gilt als vertriebsfokussiert. Einen kostenlosen Tarif gibt es nicht, aber eine 14-tägige Testphase. Der Einstiegstarif kostet laut Preisseite 14 US-Dollar pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung, zuzüglich Steuern. Prüfe beim Vergleich, wie viele Plätze du jeweils mindestens buchen musst, denn das entscheidet bei Solo-Gründern oft über die Gesamtkosten.
Weitere Optionen
Neben den großen US-Anbietern gibt es CRM-Systeme europäischer Hersteller mit Hosting in Deutschland sowie Open-Source-Lösungen zum Selbstbetrieb. Sie lohnen einen Blick, wenn strenge Datenhaltung in der EU für dich Pflicht ist. Der Einrichtungsaufwand ist bei selbst gehosteten Systemen allerdings höher.
So triffst du eine fundierte Entscheidung
Statt Funktionslisten zu vergleichen, teste die Systeme mit deinem echten Prozess. Diese Schritte haben sich für kleine Teams bewährt:
- Prozess skizzieren: Halte deine Deal-Phasen, Pflichtfelder und Übergaben auf einer Seite fest, bevor du ein Tool öffnest.
- Zwei bis drei Kandidaten wählen: Zum Beispiel monday CRM, Pipedrive und HubSpot Free CRM.
- Testphase strukturiert nutzen: Importiere 50 bis 100 echte Kontakte und führe mindestens fünf aktive Deals durch die Pipeline.
- Integrationen prüfen: Verbinde E-Mail, Kalender und dein wichtigstes Tool, etwa Buchhaltung oder E-Signatur.
- Datenschutz klären: Datenregion, Auftragsverarbeitungsvertrag und Unterauftragsverarbeiter vor dem Kauf prüfen.
- Kosten über 24 Monate rechnen: Berücksichtige wachsende Nutzerzahlen, Tarifwechsel und KI-Zusatzkosten.
Entscheidend ist am Ende die Akzeptanz im Team. Das beste CRM nützt nichts, wenn Deals weiter in Postfächern und Notizbüchern stecken. Benenne eine verantwortliche Person, die Felder, Regeln und Datenqualität im Blick behält.
Klare Empfehlung für Gründerteams
Arbeitet ihr zu dritt oder mehr im Kundenkontakt und nutzt ihr monday.com bereits für Projekte, ist monday CRM einen strukturierten Test wert. Die Stärke liegt in der Flexibilität: Du baust deinen Prozess so, wie er heute ist, und passt ihn an, wenn sich dein Vertrieb verändert.
Bist du allein oder zu zweit, beginne mit einer kostenlosen Lösung oder einem Anbieter, bei dem du nur die Plätze bezahlst, die du wirklich nutzt. Brauchst du vollständige Datenhaltung in der EU, kläre das vor der Kontoeröffnung, denn der Datenstandort lässt sich bei monday.com später nicht mehr ändern. Nutze die 14 Tage Testphase konsequent mit echten Daten, und entscheide erst danach über eine Jahreslizenz.
Gibt es monday CRM kostenlos?
Nein, einen dauerhaft kostenlosen Tarif bietet monday CRM nicht. Du kannst das Tool 14 Tage lang ohne Kreditkarte testen. Danach brauchst du einen bezahlten Tarif.
Was kostet monday CRM für ein kleines Team?
Die Preise beginnen bei 12 US-Dollar pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung, zuzüglich Steuern. Da mindestens drei Nutzer gebucht werden, kostet der Standard-Tarif für drei Personen jährlich gezahlt rund 612 US-Dollar pro Jahr.
Ist monday CRM DSGVO-konform nutzbar?
monday.com bietet eine EU-Datenregion, bei Standard- und Pro-Accounts können Daten aber auch in den USA verarbeitet werden. Du brauchst einen Auftragsverarbeitungsvertrag und solltest die Nutzung dokumentieren. Im Zweifel hilft eine Datenschutzberatung.
Wo werden die Daten von monday CRM gespeichert?
Je nach Account in den Regionen USA, EU oder Asien-Pazifik auf AWS-Servern. Die Region richtet sich nach dem Standort der ersten Person, die den Account öffnet. Ein späterer Wechsel ist nicht möglich.
Was ist der Unterschied zwischen monday CRM und Pipedrive?
monday CRM ist stark anpassbar und mit dem Projektmanagement von monday.com verbunden. Pipedrive konzentriert sich auf eine schlanke Deal-Pipeline und startet laut Preisseite bei 14 US-Dollar pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung.
Brauche ich als Gründer überhaupt ein CRM?
Sobald mehrere Personen Kundenkontakte betreuen oder du mehr als eine Handvoll Deals parallel verfolgst, lohnt sich ein CRM. Es verhindert, dass Anfragen verloren gehen. Für den Anfang reicht oft eine kostenlose Lösung.
