Peppol vs. XRechnung vs. ZUGFeRD: Unterschiede einfach erklärt - lesen

Peppol vs. XRechnung vs. ZUGFeRD: Das Wichtigste vorab

Bevor wir eintauchen, gleich der prägnanteste Unterschied: Peppol, XRechnung und ZUGFeRD sind keineswegs Varianten desselben Themas, sondern haben verschiedene Aufgaben im digitalen Rechnungswesen.

Peppol ist ein Übertragungsnetzwerk und kein Rechnungsformat. Es stellt sicher, dass elektronische Rechnungen auf einem standardisierten und sicheren Weg verschickt werden.
XRechnung ist ein maschinenlesbares XML-Format und in Deutschland seit mehreren Jahren für E-Rechnungen an Behörden gesetzt.
ZUGFeRD verbindet PDF und XML in einem „hybriden“ E-Rechnungsformat, das für Menschen lesbar und für Maschinen auslesbar ist.

Welche Variante für dich relevant wird, entscheidet meist dein:e Kunde:in oder Auftraggeber:in – es geht dabei weniger um die versendende Person, als vielmehr um die Forderungen des Empfängers.

Was ist Peppol?

Peppol steht für „Pan-European Public Procurement Online“ und ist ein internationales Netzwerk für den sicheren Austausch von Geschäftsdokumenten wie E-Rechnungen. Stell dir Peppol wie ein standardisiertes Postsystem für digitale Dokumente vor: Beide Seiten (du und dein:e Geschäftspartner:in) sind über das Peppol-Netzwerk eindeutig identifizierbar und kommunizieren über geprüfte Zugangspunkte.

Im Unterschied zur klassischen E-Mail ist der Versand über Peppol nicht nur sicherer und nachverfolgbar, sondern bietet auch ein einheitliches Datenformat und automatisiert viele Prozesse im Hintergrund. Besonders Behörden in Deutschland setzen seit Jahren auf den Versandweg Peppol, aber auch immer mehr große Unternehmen steigen um, weil die Vorteile hinsichtlich Automatisierung und Effizienz einfach gravierend sind.

Für dich als Selbstständige:r ist Peppol meist relevant, wenn Behörden, Institutionen oder bestimmte Großkunden explizit verlangen, dass alle Rechnungen über das Peppol-Netzwerk zugestellt werden. Das ist keine freiwillige Option, sondern wird im Zweifel verpflichtend gefordert – und lässt sich am einfachsten mit einer modernen Rechnungssoftware abbilden, die Peppol direkt unterstützt.

Was ist XRechnung?

Die XRechnung ist ein technischer Standard für elektronische Rechnungen in Deutschland, genauer gesagt ein XML-basiertes Datenformat, das speziell für den Austausch mit öffentlichen Auftraggebern geschaffen wurde. Das bedeutet: In einer XRechnung sind alle erforderlichen Angaben strukturiert, maschinenlesbar und exakt so aufgebaut, dass sie direkt von Behördensoftware eingelesen und geprüft werden können.

Eine klassische PDF-Rechnung genügt diesen Anforderungen nicht mehr – denn sie ist für das menschliche Auge zwar lesbar, aber für eine automatische Datenverarbeitung nicht geeignet. XRechnung wird zum Standardformat, sobald du Rechnungen an Städte, Kommunen, Universitäten oder öffentliche Einrichtungen schreibst. Oft sind sogar Sonderangaben wie eine „Leitweg-ID“ oder Leistungsdaten verpflichtend, die sonst in keinem gewöhnlichen PDF vorkommen.

Für viele Freelancer:innen wirkt diese Struktur auf den ersten Blick abschreckend, weil sie kompliziert und wenig intuitiv scheint. Die gute Nachricht: Moderne Rechnungstools nehmen dir diese Arbeit ab und erzeugen die richtige XML-Struktur automatisch im Hintergrund, sobald du eine E-Rechnung als XRechnung exportierst oder versendest.

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD – ausgeschrieben „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ – klingt sperrig, hat aber eine einfache Idee: Es verbindet ein ganz normales PDF mit einer unsichtbar eingebetteten XML-Datei. Du bekommst dadurch ein „hybrides“ Format, das sowohl maschinenlesbar ist als auch wie gewohnt geöffnet und gelesen werden kann.

Gerade im Mittelstand und bei kleineren Unternehmen ist ZUGFeRD populär, weil es die digitale Zusammenarbeit enorm erleichtert. Deine Kund:innen können das PDF mit einem Doppelklick prüfen, während die Buchhaltung die Rechnungsdaten direkt einliest – ohne, dass aufwendiger Austausch in technischen Formaten nötig wird. Meist bist du mit ZUGFeRD dann auf der sicheren Seite, wenn du Rechnungen an Unternehmen schreibst, die E-Rechnungen wünschen, aber keinen harten öffentlich-rechtlichen Standard (wie XRechnung) vorschreiben.

Welche Unterschiede sind im Alltag wirklich relevant?

Wie unterscheiden sich Peppol, XRechnung und ZUGFeRD jetzt in der Praxis? Der wichtigste Punkt: Peppol ist das Netzwerk für den technischen Versand. Die Formate XRechnung und ZUGFeRD regeln, wie deine Rechnung strukturiert ist. In der Praxis heißt das sehr oft: Dein:e Kund:in schreibt dir, welches Format du liefern musst – und manchmal auch, über welchen Kanal dein Dokument verschickt werden soll.

Behörden und öffentliche Auftraggeber verlangen fast immer die XRechnung – und häufig den Versand über Peppol.
Größere Unternehmen bevorzugen oft E-Rechnungen im Format ZUGFeRD oder XRechnung, erwarten den Versand aber meist per E-Mail – erst bei internationalem Austausch oder hohem Automatisierungsgrad kommt Peppol ins Spiel.
Im Alltag von Selbstständigen ist ZUGFeRD deshalb oft der Einstieg: Es liefert ein PDF, wie du es kennst, mit eingebetteten strukturierten Daten. XRechnung kommt ins Spiel, wenn du für Behörden abrechnest – dann ist das Format (und manchmal auch der Versand über Peppol) Pflicht.

Welches Format ist für Selbstständige am einfachsten?

Wenn du dich nicht selbst mit komplexen XML-Dateien beschäftigen willst, sind hybride Formate wie ZUGFeRD ein entspannter Start: Du hast die gewohnte Übersicht und gleichzeitig die Datenstruktur, die deine Kund:in weiterverarbeiten kann. Spätestens wenn du mit der öffentlichen Verwaltung arbeitest, führt an der XRechnung aber kein Weg mehr vorbei – hier gibt es keine Kompromisse.

Typischer Ablauf: Für den klassischen B2B-Alltag reicht meist ZUGFeRD, solange deine Kund:in keine andere Vorgabe macht. XRechnung inklusive Peppol-Versand sind dann relevant, wenn du als Freelancer:in für eine Stadt, ein Ministerium oder eine andere öffentliche Einrichtung tätig bist und explizit darauf hingewiesen wirst.

Welche Rolle spielt die Software bei E-Rechnungen?

Die Frage nach dem passenden Format stellt sich für dich heute kaum noch als IT-Problem: Moderne Rechnungssoftware erzeugt auf Knopfdruck ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien (inklusive aller Pflichtfelder) und übernimmt oft auch den Versand über das Peppol-Netzwerk. Der größte Vorteil dabei: Du musst dich weder mit den technischen Spezifikationen noch mit Format-Updates befassen, sondern kannst dich stattdessen auf dein Geschäft konzentrieren.

Achte bei der Wahl deines Tools darauf, dass sowohl ZUGFeRD als auch XRechnung unterstützt werden – und der Peppol-Versand möglich ist, falls du mit der Verwaltung oder großen Unternehmen kooperierst. Im Idealfall solltest du Rechnungen nicht nur verschicken, sondern auch empfangen, validieren und GoBD-konform archivieren können.

Wie läuft das mit Accountable?

Mit Accountable bist du direkt auf der sicheren Seite: Du schreibst deine Rechnung wie gewohnt im System und kannst anschließend wählen, ob du sie als XRechnung oder als ZUGFeRD herunterladen oder versenden möchtest. Den Versand über Peppol richtest du nach Anleitung in deinem Account ein – damit werden auch die Anforderungen öffentlicher Auftraggeber ohne technisches Hintergrundwissen erfüllt.

Die einfache Handhabung, das übersichtliche Backend und die Möglichkeit, alle Belege digital zu erfassen und zu speichern, machen das System gerade für Selbstständige und Solo-Unternehmer attraktiv. So bist du auf künftige Anforderungen optimal vorbereitet – und kannst die E-Rechnungspflicht stressfrei erfüllen.

Fazit: Was musst du dir merken?

Für den Praxisalltag als Selbstständige:r reicht eine Faustformel: Peppol ist der Übertragungsweg, XRechnung und ZUGFeRD sind die Formate. ZUGFeRD ist besonders praktisch, weil es PDF und maschinenlesbare Daten kombiniert und vor allem im B2B-Umfeld gefragt ist. XRechnung bleibt Pflicht für Behörden und öffentliche Auftraggeber. Peppol brauchst du immer dann, wenn der strukturierte Versand explizit vorgeschrieben wird.

Mit der passenden Software hält sich dein Aufwand dabei in engen Grenzen – und du kannst dich sicher fühlen, egal, ob du neue Kunden gewinnst oder erstmals für eine Kommune oder ein Ministerium arbeitest. Die Welt der E-Rechnungen ist weniger kompliziert, als es auf den ersten Blick erscheint – vorausgesetzt du setzt auf ein Tool, das dir die technischen Fragen abnimmt.