Du willst einem Interessenten in Kanada ein kostenloses Muster schicken, und der Paketdienst verlangt plötzlich eine „Invoice“. Oder ein Kunde aus Singapur möchte vor der Bestellung ein verbindliches Dokument sehen, um die Zahlung freizugeben. In beiden Fällen landest du bei derselben Antwort: einer Proforma Rechnung.
Das Dokument sieht aus wie eine Rechnung, ist aber keine. Genau dieser Unterschied entscheidet darüber, ob du Umsatzsteuer schuldest, ob dein Kunde Vorsteuer ziehen darf und ob deine Sendung beim Zoll durchläuft. Für Gründerinnen und Gründer, die zum ersten Mal ins Ausland liefern, ist das ein typischer Stolperstein.
In diesem Artikel klären wir die Bedeutung, die typischen Einsatzfälle und den Inhalt. Am Ende bekommst du ein Muster als Checkliste, das du direkt in dein Rechnungsprogramm übernehmen kannst.
Was ist eine Proforma Rechnung? Kurz erklärt
Eine Proforma-Rechnung ist ein rechnungsähnliches Dokument, das einen Warenwert oder ein geplantes Geschäft beschreibt, ohne eine Lieferung oder Leistung abzurechnen. Sie dient vor allem dem Zoll als Wertnachweis, wenn Ware ohne Verkauf über die Grenze geht, oder dem Käufer als verbindliche Vorabinformation.
- Keine Zahlungsforderung: Sie begründet keinen Anspruch auf Bezahlung.
- Keine Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes: Sie berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug.
- Kein Ersatz: Kommt es später zum Verkauf, stellst du eine reguläre Rechnung aus.
„Pro forma“ stammt aus dem Lateinischen und bedeutet sinngemäß „der Form halber“. Ob du Proforma-Rechnung, Pro-forma-Rechnung oder Proforma Rechnung schreibst, spielt inhaltlich keine Rolle. Im internationalen Verkehr heißt das Dokument meist „Proforma Invoice“.
Proforma Rechnung vs. echte Rechnung: der rechtliche Unterschied
Der Kern liegt in § 14 Abs. 1 des Umsatzsteuergesetzes. Dort ist eine Rechnung jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird. Wie das Papier heißt, ist laut § 14 UStG ausdrücklich egal.
Daraus folgt eine wichtige Regel: Die Überschrift „Proforma“ schützt dich nicht. Rechnest du mit dem Dokument tatsächlich eine erbrachte Leistung ab und forderst Geld dafür, behandelt das Finanzamt es als Rechnung. Umgekehrt bleibt eine echte Proforma-Rechnung steuerlich ein Informationsdokument.
Warum du keine Umsatzsteuer ausweisen solltest
Weist du auf einer Proforma-Rechnung Umsatzsteuer gesondert aus, obwohl gar keine Leistung abgerechnet wird, riskierst du einen unberechtigten Steuerausweis. Nach § 14c Abs. 2 UStG schuldest du den ausgewiesenen Betrag dann trotzdem. Eine Korrektur ist möglich, muss aber beim Finanzamt beantragt werden und setzt voraus, dass dein Kunde die Vorsteuer nicht gezogen oder zurückgezahlt hat.
Die Praxisregel lautet deshalb: Auf eine Proforma Rechnung gehören Nettowerte und der klare Hinweis, dass es sich nicht um eine Rechnung handelt. Für dein Gegenüber heißt das: kein Vorsteuerabzug, denn dafür braucht es eine ordnungsgemäße Rechnung.
Die wichtigsten Unterschiede im Überblick
- Zweck: Rechnung fordert Zahlung für eine Leistung, Proforma informiert über Wert oder Angebot.
- Umsatzsteuer: Rechnung weist sie aus (oder nennt den Grund der Steuerfreiheit), Proforma nicht.
- Rechnungsnummer: Rechnung braucht eine fortlaufende Nummer, Proforma bekommt sinnvollerweise einen eigenen Nummernkreis.
- Buchhaltung: Rechnung wird gebucht, Proforma nicht.
- E-Rechnung: Die Pflichten für strukturierte E-Rechnungen im Inland betreffen Rechnungen, nicht Proforma-Dokumente.
Wie eine vollständige Rechnung mit allen Pflichtangaben aussieht, liest du in unserem Leitfaden Rechnung schreiben. Welche Formate bei E-Rechnungen gelten, erklären wir in Peppol vs. XRechnung vs. ZUGFeRD.
Wann du eine Proforma Rechnung brauchst
Im Alltag junger Unternehmen tauchen vor allem vier Situationen auf. Die meisten haben mit grenzüberschreitendem Warenverkehr zu tun, einige mit Zahlungen und Finanzierung.
1. Warensendungen ohne Verkauf in Drittländer
Das ist der Klassiker. Verlässt Ware die EU, will der Zoll im Bestimmungsland wissen, was in der Sendung steckt und welchen Wert sie hat. Gibt es keinen Kaufvertrag, fehlt eine Handelsrechnung. Die Proforma-Rechnung springt ein.
Die IHK Pfalz nennt typische Fälle:
- kostenlose Muster- und Probesendungen
- Ware für die vorübergehende Verwendung im Ausland, etwa Messeexponate oder Vorführgeräte
- kostenlose Ersatzteile und Ersatzlieferungen, zum Beispiel im Rahmen der Gewährleistung
Auch Retouren an Lieferanten außerhalb der EU oder Leihgeräte für Tests laufen in der Praxis häufig mit diesem Dokument.
2. Vorkasse und Akkreditiv im Auslandsgeschäft
Viele Käufer, gerade außerhalb Europas, brauchen vor der Zahlung ein offizielles Dokument mit Preis, Menge und Lieferbedingungen. Ihre Bank verlangt es etwa für eine Auslandsüberweisung, ein Akkreditiv oder eine Devisengenehmigung. Die Proforma Invoice wirkt hier wie ein verbindliches Angebot im Rechnungsformat.
Achtung bei Anzahlungen: Sobald Geld für eine künftige Lieferung eingeht, kann in Deutschland bereits Umsatzsteuer entstehen. Je nach Geschäft ist dann eine echte Anzahlungsrechnung nötig. Bei Exporten in Drittländer ist die Lieferung oft steuerfrei, das ändert aber nichts an den formalen Pflichten. Kläre solche Fälle mit deiner Steuerberatung.
3. Angebote mit Rechnungscharakter
Manche Kunden, vor allem Behörden oder größere Konzerne, wollen intern Budgets freigeben und brauchen dafür ein Dokument, das wie eine Rechnung aufgebaut ist. Statt eines formlosen Angebots kannst du eine Proforma-Rechnung schicken. Nach der Leistung folgt die reguläre Rechnung mit eigener Nummer.
4. Finanzierung und Förderanträge
Bei Förderprogrammen, Leasing oder Investitionskrediten verlangen Geldgeber oft Kostennachweise für geplante Anschaffungen. Lieferanten stellen dafür gern Proforma-Rechnungen aus. Für dich als Käufer sind sie ein Beleg für die Planung, aber kein Buchungsbeleg.
Proforma Rechnung beim Zoll: Was der Zoll sehen will
Für Zollzwecke zählt vor allem der tatsächliche Warenwert. Auch wenn du ein Muster verschenkst, musst du einen realistischen Wert angeben, etwa die Herstellungskosten oder den üblichen Marktpreis. Ein Wert von null oder ein symbolischer Euro führt häufig zu Rückfragen und Verzögerungen.
Die IHK empfiehlt, neben dem Warenwert den Vermerk „No commercial value – for customs purposes only“ anzubringen. Damit ist klar, dass der Betrag nur der Zollabwicklung dient und keine Zahlung gefordert wird.
Zusammenspiel mit den anderen Exportpapieren
Die Proforma-Rechnung ist nur ein Baustein. Bei kommerziellen Ausfuhren ist die Ausfuhranmeldung zentral, die elektronisch über das ATLAS-System des deutschen Zolls läuft. Viele Gründer überlassen das einer Spedition oder dem Paketdienst, die als Vertreter auftreten.
Bei Postsendungen kommen zusätzlich die Zollinhaltserklärungen der Post (CN22 oder CN23) ins Spiel. Paketdienste wie Kurier- und Expressanbieter haben eigene Formulare, fragen aber fast immer nach einer Invoice. Halte die Angaben auf allen Papieren identisch, sonst hält der Zoll im Zielland die Sendung im Zweifel an.
Häufige Fehler beim Zoll
- Zu niedriger Wert: Ein künstlich gesenkter Wert kann im Zielland als Unterbewertung gelten.
- Ungenaue Warenbeschreibung: „Sample“ oder „Parts“ reicht nicht. Beschreibe Material, Funktion und Verwendungszweck.
- Fehlende Zolltarifnummer: Sie beschleunigt die Einreihung im Zielland erheblich.
- Fehlendes Ursprungsland: Es entscheidet über Zollsätze und Präferenzen.
- Unterschiedliche Angaben: Gewicht und Stückzahl müssen zu Packliste und Frachtbrief passen.
Was in eine Proforma Rechnung muss: Muster als Liste
Für Proforma-Rechnungen gibt es in Deutschland keine gesetzlich festgelegten Pflichtangaben. Orientiere dich deshalb an der Handelsrechnung, die die IHK für den Export beschreibt, und ergänze die Proforma-Hinweise. Diese Liste kannst du als Muster verwenden:
- Überschrift „Proforma-Rechnung“ beziehungsweise „Proforma Invoice“ gut sichtbar oben
- Vollständiger Name und Anschrift von dir als Absender oder Exporteur
- Vollständiger Name und Anschrift des Empfängers, bei Bedarf abweichende Lieferadresse
- Deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID sowie bei Exporten deine EORI-Nummer
- Eigene Proforma-Nummer aus einem separaten Nummernkreis und das Ausstellungsdatum
- Genaue Warenbeschreibung mit Material, Verwendungszweck und Zolltarifnummer
- Menge, Stückpreis und Gesamtwert in einer klar benannten Währung
- Gewicht (netto und brutto) sowie Anzahl und Art der Packstücke
- Ursprungsland der Ware
- Lieferbedingungen, möglichst als Incoterms 2020 mit Ortsangabe
- Bei Vorkasse: Zahlungsbedingungen, Bankverbindung und Gültigkeitsdauer des Angebots
- Bei unentgeltlichen Sendungen: Grund der Sendung und der Vermerk „No commercial value – for customs purposes only“
- Hinweis „Dies ist keine Rechnung im Sinne des UStG“ und kein gesonderter Steuerausweis
- Datum und Unterschrift, falls das Zielland sie verlangt
Nicht jedes Feld ist in jedem Fall nötig. Ein Muster für einen Kunden in der Schweiz braucht andere Details als eine Vorkasse-Proforma für eine Maschine nach Asien. Prüfe die Anforderungen des Ziellandes, bevor du die Vorlage fest in deinem Rechnungstool anlegst.
Sprache und Währung
Für Sendungen außerhalb des deutschsprachigen Raums ist Englisch Standard. Gib die Währung immer ausdrücklich an, etwa EUR oder USD. Rechnest du in Fremdwährung, notiere den Kurs nicht auf der Proforma, sondern erst auf der späteren regulären Rechnung.
Sonderfall EU: Brauchst du innerhalb der Union eine Proforma?
Innerhalb der EU gibt es keine Zollkontrollen für Waren im freien Verkehr. Für Zollzwecke ist eine Proforma-Rechnung dort in der Regel überflüssig. Manche Paketdienste fragen trotzdem nach einer, etwa für Sendungen in Gebiete mit steuerlichem Sonderstatus wie die Kanarischen Inseln.
Verkaufst du an Unternehmen in anderen EU-Staaten, geht es eher um die richtige Rechnung mit Umsatzsteuer-ID und Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft. Wie das funktioniert, zeigen wir im Beitrag zu Reverse-Charge-Rechnungen im EU-Geschäft.
So setzt du Proforma-Rechnungen im Startup sauber auf
Lege für Proforma-Dokumente einen eigenen Nummernkreis an, zum Beispiel mit dem Präfix „PF-“. So verwechselt niemand in Buchhaltung oder Steuerprüfung eine Proforma mit einer echten Ausgangsrechnung. Gängige Rechnungsprogramme bieten dafür eigene Dokumenttypen oder Vorlagen.
Speichere jede Proforma-Rechnung zusammen mit den übrigen Versand- und Zollunterlagen. Kommt es Monate später zu Rückfragen des Zolls oder zu einem Gewährleistungsfall, findest du alles an einem Ort. Wie lange du welche Unterlagen aufbewahren musst, klärst du am besten mit deiner Steuerberatung.
Für die Praxis bewährt sich dieser Ablauf:
- Zweck klären: Zoll, Vorkasse, Budgetfreigabe oder Förderantrag?
- Vorlage mit allen passenden Feldern aus der Muster-Liste ausfüllen
- Werte und Warenbeschreibung mit Packliste und Versandpapieren abgleichen
- Proforma ohne Steuerausweis und mit klarem Hinweis versenden
- Nach Lieferung oder Leistung eine reguläre Rechnung mit eigener Nummer ausstellen
Deine nächsten Schritte
Leg heute eine Proforma-Vorlage in deinem Rechnungsprogramm an, mit eigenem Nummernkreis, dem Hinweis „keine Rechnung im Sinne des UStG“ und dem Zollvermerk für unentgeltliche Sendungen. Damit bist du für den ersten Musterversand ins Nicht-EU-Ausland vorbereitet.
Planst du regelmäßige Exporte, sprich früh mit deiner Spedition oder deinem Paketdienst über die nötigen Papiere und hol dir eine EORI-Nummer. Bei Vorkasse und Anzahlungen gilt: Lass die steuerliche Behandlung einmal von einer Steuerberatung prüfen. Diese Stunde kostet weniger als eine Korrektur nach § 14c UStG.
Was bedeutet Proforma Rechnung?
Proforma bedeutet „der Form halber“. Die Proforma-Rechnung beschreibt Ware oder ein geplantes Geschäft im Rechnungsformat, fordert aber keine Zahlung und ist keine Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes.
Darf auf einer Proforma Rechnung Umsatzsteuer stehen?
Du solltest keine Umsatzsteuer gesondert ausweisen. Sonst droht ein unberechtigter Steuerausweis nach § 14c UStG, und du schuldest den Betrag dem Finanzamt, obwohl kein Umsatz stattgefunden hat.
Kann ich mit einer Proforma-Rechnung die Vorsteuer abziehen?
Nein. Für den Vorsteuerabzug brauchst du eine ordnungsgemäße Rechnung mit allen Pflichtangaben. Die Proforma-Rechnung ist nur ein Informations- oder Zolldokument.
Brauche ich für ein kostenloses Muster ins Ausland eine Proforma Rechnung?
Bei Sendungen in Länder außerhalb der EU in der Regel ja, weil der Zoll den Warenwert kennen muss. Gib einen realistischen Wert an und vermerke „No commercial value – for customs purposes only“.
Muss eine Proforma-Rechnung eine Rechnungsnummer haben?
Gesetzlich vorgeschrieben ist das nicht. Eine eigene Nummer aus einem separaten Nummernkreis, etwa mit dem Präfix „PF-“, hilft aber bei Zuordnung und Ablage und vermeidet Verwechslungen.
Ersetzt die Proforma Rechnung die spätere Rechnung?
Nein. Kommt es zum Verkauf, stellst du nach der Lieferung oder Leistung eine reguläre Rechnung mit allen Pflichtangaben aus. Bei Geschäften mit Unternehmen im Inland gelten dafür auch die Vorgaben zur E-Rechnung.
