Du hast gegründet, die ersten Kunden zahlen, und abends stapeln sich Belege in einem Schuhkarton. Spätestens jetzt stellt sich die Frage nach einer Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer. Die gute Nachricht: Für wenige Euro im Monat bekommst du Programme, die Rechnungen schreiben, Kontoumsätze zuordnen und die Steuererklärung vorbereiten.

Die schlechte Nachricht: Der Markt ist unübersichtlich. Fast jeder Anbieter wirbt mit Rabatten, die Tarife heißen überall anders, und nicht jedes Paket deckt ab, was du als Kleinunternehmer wirklich brauchst.

Dieser Überblick sortiert das Angebot. Du erfährst, welche Kriterien 2026 zählen, wie sechs bekannte Programme abschneiden und welches Tool zu welchem Gründertyp passt. Alle Preise haben wir im Oktober 2026 auf den Herstellerseiten geprüft.

Kurz erklärt: Was muss Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer können?

Eine gute Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer erfüllt vier Kernaufgaben:

  • Rechnungen mit Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung ausstellen und Zahlungseingänge überwachen
  • E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD empfangen, lesen und unveränderbar archivieren
  • Kontoumsätze per Bankanbindung importieren und Belegen zuordnen
  • Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) erstellen und an ELSTER übergeben oder exportieren

Alles darüber hinaus, etwa Lagerverwaltung, Lohnabrechnung oder Kostenstellen, ist für die meisten Kleinunternehmer zunächst verzichtbar.

Wer gilt 2026 als Kleinunternehmer?

Die Kleinunternehmerregelung steht in § 19 UStG. Seit 2025 gelten neue Grenzen: Dein Gesamtumsatz darf im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überschritten haben und im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschreiten.

Für deine Buchhaltung bedeutet das vor allem drei Dinge:

  • Du weist auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer aus und nennst stattdessen die Steuerbefreiung.
  • Die Umsatzsteuer-Voranmeldung entfällt in aller Regel. Ausnahmen gibt es etwa bei bestimmten Leistungen aus dem Ausland, bei denen die Steuerschuld auf dich übergeht.
  • Deinen Gewinn ermittelst du meist per EÜR, die du elektronisch an das Finanzamt übermittelst.

Weil die Umsatzsteuer-Logik wegfällt, kommst du oft mit einem kleineren Tarif aus. Achte aber darauf, dass die Software die Kleinunternehmerregelung sauber abbildet. Sonst rechnet sie Umsatzsteuer heraus, die du gar nicht abführst. Wie eine korrekte Rechnung aussieht, zeigt unser Leitfaden Rechnung schreiben: Pflichtangaben, Muster und Fehler.

Auswahlkriterien: Darauf kommt es bei der Buchhaltung als Kleinunternehmer an

Bevor du Tarife vergleichst, kläre deine eigenen Anforderungen. Diese fünf Kriterien entscheiden in der Praxis, ob ein Programm passt.

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Eine Übergangsfrist für den Empfang gibt es nicht, wie das Deutsche Handwerksblatt zusammenfasst. Beim Versand bist du als Kleinunternehmer dagegen ausgenommen.

Eine reine PDF-Datei gilt nicht als E-Rechnung. Gemeint sind strukturierte Formate wie XRechnung (reine XML-Datei) oder ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem Datensatz). Deine Software sollte beide Formate einlesen, lesbar darstellen und im Originalformat archivieren. Die Unterschiede der Formate erklären wir in Peppol vs. XRechnung vs. ZUGFeRD.

GoBD-konforme Archivierung

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, kurz GoBD, verlangen unter anderem, dass Buchungen nachvollziehbar und Belege unveränderbar gespeichert sind. Achte auf Funktionen wie Festschreibung, Änderungsprotokoll und ein revisionssicheres Belegarchiv. Eine Excel-Tabelle erfüllt diese Anforderungen nur mit viel Disziplin.

ELSTER-Schnittstelle

Die Anlage EÜR übermittelst du elektronisch. Manche Programme erzeugen die Daten nur als Auswertung, andere senden sie direkt oder bereiten einen Export vor. Prüfe vor dem Abschluss, ob die EÜR im gewählten Tarif enthalten ist. Gerade in Einsteiger-Paketen fehlt sie häufig.

Bankanbindung

Der größte Zeitgewinn entsteht, wenn die Software deine Kontoumsätze automatisch abruft und mit offenen Rechnungen abgleicht. Kläre, wie viele Konten der Tarif zulässt und ob PayPal oder Kreditkarten angebunden werden können.

Wachstumsreserve

Wer heute Kleinunternehmer ist, überschreitet vielleicht in zwei Jahren die Umsatzgrenze. Dann brauchst du Umsatzsteuer-Voranmeldungen und eventuell einen DATEV-Export für die Steuerberatung. Ein Programm mit höheren Tarifen derselben Plattform erspart dir später den Umzug deiner Daten.

Taschenrechner auf einem Holztisch als Symbol für die Buchhaltung als Kleinunternehmer

Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer im Vergleich: 6 Programme

Jede hier vorgestellte Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer verarbeitet laut Anbieter E-Rechnungen. Die folgenden Programme sind bei Selbstständigen in Deutschland verbreitet. Die Reihenfolge ist alphabetisch und keine Rangliste. Alle Preise sind Nettopreise pro Monat, Stand Oktober 2026, ohne zeitlich begrenzte Rabattaktionen. Viele Anbieter werben aktuell mit deutlichen Nachlässen in den ersten Monaten, danach gilt der reguläre Preis.

Accountable

Accountable richtet sich ausdrücklich an Selbstständige und bietet Tarife bis zur Einkommensteuererklärung.

  • Rechnungen Free: 0 Euro, unbegrenzte E-Rechnungen, ein Bankkonto
  • Buchhaltung: 24,90 Euro bei monatlicher, 19,90 Euro bei jährlicher Zahlung
  • Für Kleinunternehmer enthält der Buchhaltungstarif laut Anbieter die Jahreserklärungen inklusive EÜR und Einkommensteuer
  • Bis zu fünf Bankkonten

Interessant ist das Modell für dich, wenn du Buchhaltung und private Steuererklärung in einem Werkzeug erledigen willst.

BuchhaltungsButler

BuchhaltungsButler setzt stark auf automatische Belegzuordnung und arbeitet eng mit Steuerkanzleien zusammen.

  • Light: 39,90 Euro monatlich, 29,90 Euro bei Jahreslaufzeit
  • Smart: 46,90 Euro monatlich, 34,90 Euro bei Jahreslaufzeit; EÜR-Auswertung und Umsatzsteuer-Voranmeldung erst ab hier
  • E-Rechnungen senden und empfangen, DATEV-Export und Festschreibung in allen Paketen

Für den typischen Kleinunternehmer ist das eher überdimensioniert. Sinnvoll wird es, wenn du viele Belege hast, mit einer Steuerberatung zusammenarbeitest oder absehbar wächst.

Lexware Office

Lexware Office (früher lexoffice) ist eine Cloud-Lösung mit gestaffelten Versionen und monatlicher Kündbarkeit.

  • M: 12,90 Euro, Schwerpunkt Angebote, E-Rechnungen und Mahnungen
  • L: 21,90 Euro, inklusive Buchhaltung, EÜR und Umsatzsteuer
  • Multibanking mit automatischem Zahlungsabgleich, GoBD-Belegarchiv
  • 30 Tage kostenlos testbar

Für eine vollständige Buchhaltung inklusive EÜR brauchst du hier mindestens die Version L.

Papierkram

Papierkram ist ein Berliner Anbieter mit einem dauerhaft kostenlosen Einstiegstarif.

  • Free: 0 Euro, Kleinunternehmerregelung aktivierbar, E-Rechnung-Empfang inklusive, aber mit Papierkram-Logo auf Dokumenten
  • S: 15,90 Euro monatlich oder 12,90 Euro bei jährlicher Zahlung; XRechnung und ZUGFeRD, ELSTER-Export der Umsatzsteuer-Voranmeldung, EÜR und bis zu zwei Bankkonten
  • E-Rechnungen empfangen ist laut Anbieter in allen Tarifen enthalten

Der S-Tarif wird gezielt für Gründer und Kleinunternehmer beworben und deckt die Kernaufgaben ab.

sevDesk

sevDesk gehört zu den bekanntesten Cloud-Programmen und arbeitet mit häufig wechselnden Aktionspreisen.

  • Kostenlos: 0 Euro, bis zu drei E-Rechnungen pro Monat
  • Rechnung: regulär rund 9 bis 13 Euro je nach Laufzeit, unbegrenzte E-Rechnungen
  • Buchhaltung: regulär rund 20 bis 26 Euro je nach Laufzeit; EÜR, Umsatzsteuer-Voranmeldung und Bankanbindung
  • Längere Laufzeiten senken den Monatspreis

Prüfe bei sevDesk genau, welcher Preis nach Ablauf eines Rabatts gilt und wie lange du dich bindest.

WISO MeinBüro

WISO MeinBüro von Buhl staffelt seine Pakete nach Umsatzgrenzen, was gut zur Kleinunternehmerregelung passt.

  • Rechnungen & Angebote: 10,90 Euro im Jahresabo, für bis zu 25.000 Euro Umsatz pro 365 Tage
  • Buchhaltung: 19,90 Euro im Jahresabo, bis 120.000 Euro Umsatz, inklusive Online-Banking und Zahlungsabgleich
  • E-Rechnung, ELSTER-Schnittstelle und EÜR laut Preisseite in allen Paketen

Die Umsatzgrenze des kleinsten Pakets entspricht etwa der Vorjahresgrenze der Kleinunternehmerregelung. Wer darüber hinauswächst, wechselt in das nächste Paket.

Kostenlos oder kostenpflichtig: Was lohnt sich?

Mehrere Anbieter haben Gratis-Tarife. Für die ersten Monate mit wenigen Rechnungen kann das reichen. Typische Einschränkungen sind:

  • keine EÜR und keine ELSTER-Funktion
  • begrenzte Zahl an Rechnungen oder Belegen pro Monat
  • Anbieterlogo auf deinen Dokumenten
  • keine oder nur eine Bankanbindung

Rechne nüchtern: Ein Tarif für 15 bis 25 Euro im Monat kostet dich rund 180 bis 300 Euro im Jahr. Spart er dir pro Monat zwei Stunden Sortierarbeit, hat er sich schnell bezahlt gemacht. Die Kosten setzt du außerdem als Betriebsausgabe an.

Wenn du anfangs lieber mit einer Tabelle arbeitest, hilft dir unsere EÜR-Vorlage kostenlos. Plane aber den Umstieg ein, sobald E-Rechnungen und Kontoumsätze zunehmen.

Selbstständiger erfasst Belege am Laptop in einem Rechnungsprogramm

Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer oder volle Buchhaltung?

Viele Gründer starten mit einem reinen Rechnungsprogramm. Das ist sinnvoll, wenn du wenige Ausgaben hast und deine EÜR einmal im Jahr mit der Steuerberatung erstellst.

Eine vollständige Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer lohnt sich dagegen, wenn

  • du regelmäßig Eingangsrechnungen und E-Rechnungen von Lieferanten bekommst,
  • mehrere Konten oder Zahlungsdienste nutzt,
  • deine EÜR selbst erstellen und übermitteln willst,
  • oder absehbar die Umsatzgrenze von 25.000 Euro überschreitest.

Ob du zusätzlich eine Steuerberatung brauchst, hängt von deiner Situation ab. Eine Entscheidungshilfe findest du in Lohnt sich ein Steuerberater für Gründer?. Viele Programme bieten Exporte oder Zugänge für Kanzleien, was die Zusammenarbeit vereinfacht.

In 5 Schritten zur passenden Software

  1. Anforderungen notieren: Wie viele Rechnungen schreibst du im Monat, wie viele Belege kommen herein, welche Konten nutzt du?
  2. Tarif mit EÜR prüfen: Lies in der Funktionsübersicht nach, ab welchem Paket EÜR, ELSTER und Bankanbindung enthalten sind.
  3. Zwei Programme testen: Fast alle Anbieter haben Testphasen. Schreibe in beiden eine echte Rechnung und importiere eine E-Rechnung.
  4. Regulären Preis rechnen: Ignoriere Einführungsrabatte und vergleiche die Kosten über zwölf Monate inklusive Laufzeitbindung.
  5. Daten sauber starten: Lege Kleinunternehmerstatus, Rechnungsnummernkreis und Bankkonten direkt richtig an. Spätere Korrekturen kosten Zeit.

Typische Fehler bei der Wahl der Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer

Viele Probleme entstehen nicht in der Software selbst, sondern bei der Auswahl. Diese Fehler begegnen Gründern besonders häufig:

  • Nur auf den Aktionspreis schauen: Ein Rabatt von 50 Prozent in den ersten Monaten sagt wenig über die Kosten im zweiten Jahr.
  • Den Tarif zu klein wählen: Wer die EÜR selbst erstellen will, aber nur einen Rechnungstarif bucht, exportiert am Jahresende mühsam Daten.
  • Die Kleinunternehmerregelung falsch einrichten: Ist sie nicht aktiviert, erscheinen Umsatzsteuerbeträge auf Rechnungen, die du dann schuldest.
  • Den Datenexport ignorieren: Prüfe vorab, ob du Belege und Buchungen vollständig exportieren kannst, falls du später wechselst.

Eine Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer ist ein Werkzeug für mehrere Jahre. Ein Wechsel mitten im Geschäftsjahr kostet Zeit und erschwert die Aufbewahrung, weil du Belege aus zwei Systemen zusammenführen musst. Deshalb lohnt sich die sorgfältige Wahl am Anfang mehr als jede Optimierung im Nachhinein.

Unsere Empfehlung: So triffst du die Entscheidung

Starte mit der Frage, wie viel du selbst erledigen willst. Willst du nur Rechnungen schreiben und den Rest abgeben, genügt ein Rechnungstarif wie bei Papierkram Free, sevDesk Rechnung oder WISO MeinBüro Rechnungen & Angebote. Willst du EÜR und Belege komplett selbst managen, plane 13 bis 25 Euro im Monat für einen Buchhaltungstarif ein.

Wichtiger als der letzte Euro ist der Empfang von E-Rechnungen, eine funktionierende Bankanbindung und ein GoBD-konformes Archiv. Erfüllt eine Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer diese drei Punkte und fühlt sich im Test intuitiv an, ist sie die richtige. Nimm dir einen Nachmittag für den Vergleich. Den holst du in den ersten Wochen wieder herein.

Brauche ich als Kleinunternehmer überhaupt eine Buchhaltungssoftware?

Gesetzlich vorgeschrieben ist keine bestimmte Software. Du musst aber E-Rechnungen empfangen und archivieren können und deine Unterlagen GoBD-konform aufbewahren, was mit einem Programm deutlich einfacher gelingt als mit Ordnern und Tabellen.

Was kostet eine Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer?

Reine Rechnungstarife gibt es kostenlos oder für etwa 10 bis 13 Euro netto im Monat. Tarife mit EÜR und Bankanbindung liegen bei den verglichenen Anbietern meist zwischen rund 13 und 25 Euro netto im Monat, Stand Oktober 2026.

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen verschicken?

Nein, Kleinunternehmer sind von der Pflicht zum Versand von E-Rechnungen ausgenommen. Empfangen und verarbeiten musst du sie seit dem 1. Januar 2025 aber trotzdem.

Reicht ein kostenloses Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer?

Für den Start mit wenigen Kunden oft ja. Gratis-Tarife enthalten aber meist keine EÜR, keine ELSTER-Funktion und kaum Bankanbindung, sodass du spätestens bei wachsenden Belegmengen umsteigen solltest.

Kann ich die EÜR direkt aus der Software an das Finanzamt senden?

Das hängt vom Programm und Tarif ab. Einige Anbieter übermitteln die Daten direkt, andere bereiten einen Export für ELSTER vor. Prüfe die Funktionsliste des konkreten Tarifs vor dem Abschluss.

Was passiert mit meiner Software, wenn ich die Kleinunternehmergrenze überschreite?

Dann musst du Umsatzsteuer ausweisen und Voranmeldungen abgeben. Bei den meisten Anbietern wechselst du einfach in einen höheren Tarif, deine Daten bleiben erhalten. Lass dich beim Wechsel im Zweifel steuerlich beraten.