Die Idee steht, das Team ist komplett, und die Haftung soll nicht mehr am Privatvermögen hängen. Spätestens jetzt landet die GmbH auf dem Tisch. Und mit ihr die Frage, was es kostet, eine GmbH zu gründen, und zwar nicht nur am Gründungstag, sondern im ganzen ersten Jahr.
Viele Rechner im Netz zeigen nur Notar und Handelsregister. Das ist der kleinste Teil. Entscheidend sind das Stammkapital, das du einzahlen musst, und die laufenden Pflichten einer Kapitalgesellschaft: Buchhaltung, Jahresabschluss, Beiträge und Register.
In diesem Leitfaden bekommst du alle Posten mit Stand Oktober 2026, zwei Rechenbeispiele und konkrete Spartipps. Wenn du noch zwischen Rechtsformen schwankst, hilft dir vorab unser Überblick Unternehmen gründen: Ablauf, Rechtsformen und Kosten.
GmbH gründen Kosten: die Antwort in Kürze
Für eine Standard-GmbH mit 25.000 Euro Stammkapital fallen an einmaligen Gebühren grob 600 bis 1.500 Euro an. Dazu kommt das Stammkapital, von dem mindestens 12.500 Euro vor der Anmeldung eingezahlt sein müssen. Danach rechnest du mit laufenden Kosten von meist mehreren tausend Euro pro Jahr.
- Notar: rund 300 bis 450 Euro mit Musterprotokoll, ab etwa 700 Euro mit individueller Satzung
- Handelsregister: 300 Euro bei Bargründung, 480 Euro bei Sachgründung
- Gewerbeamt und Kleinkram: meist ein niedriger zweistelliger Betrag
- Stammkapital: 25.000 Euro, davon mindestens die Hälfte sofort
- Laufend: Steuerberatung, Jahresabschluss, IHK-Beitrag, Transparenzregister, Konto, Versicherungen
Wichtig: Das Stammkapital ist kein verlorenes Geld. Es gehört der Gesellschaft, und du darfst es für den Geschäftsbetrieb ausgeben, also etwa für Ausstattung, Software oder Gehälter.
Stammkapital: der größte Posten am Anfang
Das Gesetz verlangt für die GmbH ein Stammkapital von mindestens 25.000 Euro. Du musst aber nicht alles auf einmal überweisen. Nach § 7 Abs. 2 GmbHG muss auf jeden Geschäftsanteil mindestens ein Viertel eingezahlt sein, insgesamt mindestens die Hälfte des Mindeststammkapitals. Das sind bei Bargründung 12.500 Euro. Kein anderer Posten bestimmt so stark, wie viel Liquidität dich die Gründung kostet.
Den Rest kann die Gesellschaft später einfordern. Unterschätze diesen offenen Betrag nicht: Gerät die GmbH in eine Krise, kann ein Insolvenzverwalter die ausstehenden Einlagen von den Gesellschaftern verlangen.
Bargründung oder Sachgründung
Statt Geld kannst du auch Sachwerte einbringen, etwa Laptops, ein Fahrzeug oder eine bestehende Software. Das spart Liquidität, kostet aber Aufwand:
- Du brauchst einen Sachgründungsbericht, der den Wert nachvollziehbar belegt.
- Das Registergericht prüft genauer und verlangt höhere Gebühren.
- Ist der Wert zu hoch angesetzt, haften die Gesellschafter für die Differenz.
Für die meisten Gründerteams ist die Bargründung der einfachere Weg.
Die UG als Alternative mit kleinem Kapital
Fehlen dir 12.500 Euro, kommt die Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) in Frage. Sie startet theoretisch mit einem Euro Stammkapital. Dafür musst du ein Viertel des Jahresüberschusses in eine Rücklage stellen, bis du die 25.000 Euro erreichst. Bei Banken, Vermietern und Lieferanten wirkt eine UG mit Minikapital oft weniger belastbar.
Was Notar und Register bei der GmbH-Gründung kosten
Ohne Notar gibt es keine GmbH. Er beurkundet den Gesellschaftsvertrag, beglaubigt die Anmeldung zum Handelsregister und übermittelt alles elektronisch ans Gericht. Seine Gebühren sind nicht verhandelbar, sondern im Gerichts- und Notarkostengesetz (GNotKG) festgelegt. Jeder Notar in Deutschland rechnet also gleich ab.
Wie sich die Notarkosten berechnen
Die Höhe hängt von drei Faktoren ab:
- Geschäftswert: Bei einer GmbH mit individueller Satzung gilt ein Mindestwert von 30.000 Euro. Beim Musterprotokoll ist es das tatsächliche Stammkapital.
- Gebührensatz: Eine Ein-Personen-Gründung kostet einen einfachen Satz, ein Vertrag mit mehreren Gesellschaftern den doppelten Satz.
- Nebengeschäfte: Handelsregisteranmeldung, Gesellschafterliste, Geschäftsführerbestellung und die elektronische Übermittlung werden zusätzlich berechnet, dazu Auslagen und Umsatzsteuer.
Bei einem Geschäftswert von 25.000 Euro beträgt eine einfache Gebühr nach Tabelle B 115 Euro. Daraus ergeben sich typische Gesamtbeträge, die dir als Richtwerte dienen:
- Musterprotokoll, ein Gründer: rund 300 Euro brutto
- Musterprotokoll, zwei bis drei Gründer: rund 430 Euro brutto
- Individuelle Satzung, ein Gründer: etwa 700 bis 800 Euro brutto
- Individuelle Satzung, mehrere Gründer: häufig 800 bis 1.100 Euro brutto, bei komplexen Regelungen mehr
Lass dir vom Notar vorab eine Kostenschätzung geben. Das ist üblich und hilft dir bei der Planung.
Musterprotokoll: günstig, aber starr
Das Musterprotokoll ist eine gesetzliche Vorlage für die vereinfachte Gründung. Laut § 2 Abs. 1a GmbHG darf die Gesellschaft höchstens drei Gesellschafter und einen Geschäftsführer haben. Abweichungen vom Muster sind nicht erlaubt.
Für Solo-Gründer ist das oft die beste Wahl. Für Teams mit Investoren-Plänen wird es schnell eng: Vesting, Vorkaufsrechte, Abfindungsregeln oder Stimmrechtsverteilungen lassen sich im Muster nicht abbilden. Wer später nachbessert, zahlt die Satzungsänderung extra und landet am Ende teurer als mit einer sauberen Satzung von Anfang an.
Handelsregister: feste Gebühren
Das Registergericht berechnet seine Gebühren nach der Handelsregistergebührenverordnung. Nach aktueller Fassung kostet die Ersteintragung einer GmbH 225 Euro. Hinzu kommt eine Gebühr für die Bereitstellung der Registerdaten in Höhe eines Drittels, also 75 Euro. Bei einer Sachgründung steigen die Beträge auf 360 Euro plus 120 Euro.
Die Bekanntmachung der Eintragung läuft über das gemeinsame Registerportal der Länder. Eine kostenpflichtige Veröffentlichung in Zeitungen fällt nicht mehr an. Vorsicht bei Post nach der Eintragung: Briefe mit Zahlungsaufforderung von privaten „Registern“ sehen oft amtlich aus, sind aber keine Pflicht.
Online-Gründung: gleicher Preis, weniger Termine
Seit August 2022 kannst du eine GmbH per Videokonferenz mit dem Notar gründen. Du nutzt dafür das Videosystem der Bundesnotarkammer, identifizierst dich mit dem Online-Ausweis und unterschreibst mit einer qualifizierten elektronischen Signatur. Inzwischen sind auch viele Gründungen mit Sacheinlagen online möglich.
Billiger wird es dadurch nicht. Die Kosten für Notar und Register bleiben gleich: Die Gebühren sind dieselben wie im Büro. Dein Vorteil liegt in gesparter Zeit und Reisekosten, vor allem, wenn dein Team auf mehrere Städte verteilt ist.
Weitere einmalige Kosten bei der Gründung
Neben Notar und Gericht kommen kleinere Posten hinzu, die in vielen Kalkulationen fehlen:
- Gewerbeanmeldung: je nach Kommune meist ein niedriger zweistelliger Betrag
- Geschäftskonto: Kontoeröffnung oft kostenlos, Kontoführung kostet je nach Bank monatlich
- Transparenzregister: Die GmbH muss ihre wirtschaftlich Berechtigten melden, für die Führung fällt eine jährliche Gebühr an
- Beratung: Anwalt für eine individuelle Satzung, Steuerberatung für die Gründungsphase
- Auftritt: Domain, Logo, Website und Geschäftsausstattung
Gerade die Satzungsberatung lohnt sich bei Teams. Ein paar hundert Euro für einen sauberen Gesellschaftsvertrag sind wenig im Vergleich zu einem Streit unter Gesellschaftern ohne klare Regeln.
Laufende Kosten: Was die GmbH jedes Jahr kostet
Hier liegt der eigentliche Unterschied zur Einzelunternehmung oder zur GbR. Eine GmbH ist immer buchführungspflichtig und muss jedes Jahr eine Bilanz aufstellen. Wer nur auf die Gebühren schaut, die bei Notar und Gericht anfallen, plant zu knapp.
Buchhaltung und Jahresabschluss
Die meisten Gründer geben Buchhaltung und Abschluss an eine Steuerkanzlei. Die Honorare richten sich nach der Steuerberatervergütungsverordnung und dem Umfang deiner Belege. Für eine kleine GmbH sind mehrere tausend Euro im Jahr für laufende Buchhaltung, Jahresabschluss und Steuererklärungen realistisch.
Ob sich das für dich rechnet und wie du die Kosten senkst, liest du in unserem Beitrag Lohnt sich ein Steuerberater für Gründer?. Zusätzlich muss der Jahresabschluss beim Unternehmensregister offengelegt werden, auch das kostet eine kleine Gebühr.
Beiträge und Abgaben
- IHK: Jede GmbH ist Pflichtmitglied. Der Beitrag besteht aus einem Grundbeitrag und einer Umlage auf den Gewerbeertrag. Die Beitragsbefreiung für Existenzgründer gilt nur für natürliche Personen, nicht für Kapitalgesellschaften.
- Rundfunkbeitrag: Für jede Betriebsstätte fällt ein Beitrag an, der sich nach der Zahl der Beschäftigten richtet.
- Berufsgenossenschaft: Sobald du Mitarbeiter beschäftigst, ist die gesetzliche Unfallversicherung Pflicht.
- Transparenzregister: jährliche Gebühr, solange die GmbH besteht.
Versicherungen und Steuern
Eine Betriebshaftpflicht ist für fast jedes Geschäftsmodell sinnvoll. Je nach Branche kommen Berufshaftpflicht, Cyber- oder D&O-Versicherung hinzu.
Steuern zählen nicht zu den Gründungskosten, gehören aber in deine Planung. Die GmbH zahlt Körperschaftsteuer, Solidaritätszuschlag und Gewerbesteuer auf ihren Gewinn. Was das konkret bedeutet, erklärt unser Überblick zu GmbH-Steuern und Pflichten.
Zwei Rechenbeispiele: Was dich die GmbH-Gründung kosten kann
Die folgenden Beispiele sind grobe Richtwerte. Deine tatsächlichen Beträge hängen von Notar-Nebengeschäften, Kommune, IHK-Bezirk und Kanzlei ab.
Solo-Gründerin mit Musterprotokoll
Lena gründet allein eine IT-Beratung als GmbH, Bargründung, 25.000 Euro Stammkapital, Videotermin beim Notar. So viel kostet Lena die Gründung:
- Notar mit Musterprotokoll: rund 300 Euro
- Handelsregister: 300 Euro
- Gewerbeanmeldung: rund 30 Euro
- Sofort einzuzahlen: 12.500 Euro Stammkapital
- Einmalige Gebühren gesamt: rund 630 Euro
Dreier-Team mit individueller Satzung
Drei Gründer starten ein Software-Startup mit Vesting-Regeln und Zustimmungsvorbehalten, Bargründung, 25.000 Euro Stammkapital voll eingezahlt.
- Notar mit individueller Satzung: rund 1.000 Euro
- Handelsregister: 300 Euro
- Anwaltliche Satzungsberatung: einige hundert bis über tausend Euro
- Gewerbeanmeldung und Kleinkram: rund 50 Euro
- Einmalige Gebühren gesamt: etwa 2.000 bis 2.500 Euro
Rechne in beiden Fällen für das erste Jahr zusätzlich mehrere tausend Euro für Steuerberatung, Beiträge und Versicherungen ein.
So senkst du die Kosten, ohne an der falschen Stelle zu sparen
Wie viel dich die GmbH-Gründung kostet, entscheidest du vor allem über deine Struktur. Diese Schritte helfen:
- Rechtsform prüfen: Brauchst du die Haftungsbeschränkung wirklich schon jetzt? Für ein Nebenprojekt kann ein Einzelunternehmen zunächst reichen.
- Musterprotokoll nur bei einfachen Verhältnissen: Solo ja, Team mit Investorenplänen eher nein.
- Bar statt Sache gründen: spart Gutachten, Prüfaufwand und höhere Gebühren.
- Kostenschätzung einholen: beim Notar und bei der Steuerkanzlei, bevor du unterschreibst.
- Buchhaltung digital organisieren: Saubere, digital übermittelte Belege senken das Steuerberaterhonorar spürbar.
- Fake-Rechnungen ignorieren: Zahle nur Rechnungen von Notar, Amtsgericht, Gewerbeamt und Behörden, die du eindeutig zuordnen kannst.
Bei Satzung, Haftung und Steuern im Einzelfall ersetzt dieser Artikel keine Rechts- oder Steuerberatung. Ein kurzes Vorgespräch mit Notar und Kanzlei klärt die meisten Fragen und kostet weniger als ein Fehler.
Dein nächster Schritt
Leg dir eine einfache Liste mit drei Spalten an: einmalige Gebühren, Stammkapital, laufende Kosten im ersten Jahr. Trage die Richtwerte aus diesem Artikel ein und hol dir dann zwei konkrete Angebote, eines vom Notar, eines von einer Steuerkanzlei.
Mit diesen Zahlen weißt du, wie viel Liquidität du wirklich brauchst. Plane einen Puffer ein, denn Umsätze kommen in den ersten Monaten oft später als gedacht. Wer die Kosten der GmbH-Gründung kennt, startet entspannter und kann sich auf das konzentrieren, worum es eigentlich geht: das Geschäft.
Wie viel kostet es insgesamt, eine GmbH zu gründen?
Die Gebühren für Notar, Handelsregister und Gewerbeamt liegen meist zwischen rund 600 und 1.500 Euro. Hinzu kommt das Stammkapital von 25.000 Euro, von dem mindestens 12.500 Euro vor der Anmeldung eingezahlt sein müssen.
Was kostet der Notar bei der GmbH-Gründung?
Mit Musterprotokoll zahlst du je nach Zahl der Gründer rund 300 bis 450 Euro. Mit individueller Satzung beginnen die Notarkosten bei etwa 700 Euro und steigen mit der Zahl der Gesellschafter und der Komplexität.
Kann ich eine GmbH online gründen, und ist das günstiger?
Ja, die Gründung per Videokonferenz mit dem Notar ist seit August 2022 möglich. Die Gebühren sind dieselben wie bei einem Termin vor Ort, du sparst aber Zeit und Reisekosten.
Muss ich die 25.000 Euro Stammkapital sofort komplett einzahlen?
Nein, bei einer Bargründung reichen zunächst 12.500 Euro, wobei auf jeden Geschäftsanteil mindestens ein Viertel entfallen muss. Den Rest kann die Gesellschaft später einfordern, du haftest aber weiter dafür.
Welche laufenden Kosten hat eine GmbH pro Jahr?
Die größten Posten sind Buchhaltung, Jahresabschluss und Steuererklärungen, meist über eine Steuerkanzlei. Dazu kommen IHK-Beitrag, Transparenzregister, Offenlegung, Kontoführung und Versicherungen, zusammen meist mehrere tausend Euro.
Ist eine UG günstiger als eine GmbH?
Die Gründungsgebühren sind ähnlich, der Unterschied liegt beim Kapital: Die UG startet schon mit einem Euro Stammkapital. Dafür musst du ein Viertel des Jahresüberschusses zurücklegen, bis 25.000 Euro erreicht sind, und die laufenden Kosten sind vergleichbar.
