Die Betreiber von Startups verbindet zumeist die Begeisterung für ihre Produkte und Dienstleistungen. Weniger Euphorie löst hingegen in den meisten Fällen der Gedanke daran aus, auch die Buchhaltung zu erledigen. Doch wer langfristig als Unternehmer erfolgreich sein möchte, sollte auch dem Thema Rechnungswesen ausreichend Beachtung schenken. Denn eine ordentlich geführte Buchhaltung ist Voraussetzung dafür, um jederzeit zu wissen, wie es aktuell um das eigene Startup bestellt ist. Die folgenden fünf Tipps für das Rechnungswesen sollten deshalb alle Unternehmer beherzigen.
Tipp #1: Einen regelmäßigen Termin im Kalender reservieren
Zu den
Hauptaufgaben im Rechnungswesen gehören die Dokumentation aller Geschäftsvorfälle, die regelmäßige Kontrolle der Wirtschaftlichkeit und Liquidität des Unternehmens, die Analyse der Auswertungen sowie die Weiterleitung des Jahresabschlusses an das Finanzamt.
Die regelmäßige Beschäftigung mit dem Rechnungswesen ist für
alle Arten von Startups wichtig, um ein Gefühl für sein eigenes Unternehmen zu bekommen.
Auch wenn Kernaufgaben bereits an Mitarbeiter vergeben oder eine externe Steuerberatung ausgelagert wurden, sollte deshalb zumindest einmal wöchentlich ein Termin im Kalender dafür reserviert werden, um aus den entsprechenden Auswertungen die richtigen strategischen Entscheidungen ableiten zu können.
Tipp #2: Zeitgemäße Software verwenden
Startups sind dazu verpflichtet, ihr
Rechnungswesen GoBD-konform zu gestalten. Die Abkürzung steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.
Was viele neue Unternehmer nicht wissen: Aufzeichnungen in Excel gelten nicht als GoBD-konform. Wer auf der sicheren Seite sein möchte, sollte deshalb zeitgemäße Software verwenden.
Cloud-Lösungen, in denen alle gesetzlichen Änderungen automatisch eingespielt werden, erleichtern das Leben dabei enorm, weil dadurch die Sicherheit besteht, stets auf dem aktuellen Stand zu sein.
Tipp #3: Fristen einhalten
Wer sich als Startup keinen Ärger mit dem Finanzamt einhandeln möchte, sollte auf alle Fälle auf die vorgegebenen Fristen achten. Die wichtigsten Termine bestehen dabei im Zusammenhang mit den folgenden Vorgaben:
• Umsatzsteuervoranmeldung
• Lohnsteueranmeldung
• Vorauszahlung für Einkommens-, Körperschafts- und Gewerbesteuer
• Bezahlung der Beiträge zur Sozialversicherung
Tipp #4: Ein professionelles Mahnwesen betreiben
Auch wenn es für manche Startups manchmal ein wenig spießig wird: Ein professionelles Mahnwesen hilft dabei, die Liquidität des Unternehmens zu erhalten.
Das kann gerade in der Startphase eine wichtige Rolle spielen, wenn das Geld ohnehin knapp ist. Denn wenn dann auch noch die Bezahlung eines großen Kunden ausbleibt, kann das unter Umständen auch existenzgefährdend sein.
Per Gesetz besteht zwar keine Verpflichtung dazu, eine festgelegte Schrittfolge im Mahnwesen einzuplanen. Doch in der Praxis erleichtert diese Vorgehensweise den Unternehmern das Leben erheblich. Mit entsprechender Rechnungswesen-Software werden auf diese Art und Weise die Mahnungen bei jedem Mahnlauf automatisch erzeugt.
Tipp #5: Monatlich die wichtigsten Auswertungen checken
Wer wissen möchte, wie es um sein eigenes Unternehmen bestellt ist, sollte zumindest einmal im Monat die folgenden Auswertungen und Analysen checken:
• Monatliche betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA), um Entwicklungen im Unternehmen frühzeitig zu erkennen
• Offene-Posten-Liste (OPOS), um die Forderungen und Verbindlichkeiten im Auge zu behalten
• Die Summen- und Saldenliste (SuSa) aller Konten mit Anfangs- und Endsalden als Ergänzung zur BWA
• Der Wertenachweis, der alle Erfolgskonten der SuSa der jeweiligen BWA zuordnet
• Eine Chefübersicht mit Statistikdaten aus allen Unternehmensbereichen
